StrongLe Palais des Beaux-Arts de Bruxelles (Bozar) est une maison d’art dynamique au cœur de l’Europe. C’est un organisme vivant au cœur d’une ville cosmopolite, qui accueille dans son bâtiment art déco des artistes de Belgique et du monde entier. Nous faisons vivre côte à côte arts visuels, musique, cinéma, performances, littérature et débats d’idées et accueillons environ 750.00 visiteurs par an. Afin de soutenir notre fonctionnement quotidien, nous recherchons un·e Assistant to the CEO. /strongbr / Description de la fonction En tant qu’Assistant to the CEO, vous jouez un rôle clé dans le soutien au CEO et au Comité Exécutif. Vous êtes une personne de confiance, disposez d’un talent d’organisation et de coordination, capable à veiller au parfait déroulement des processus en coulisses. Vous combinez compréhension des enjeux stratégiques, discrétion et efficacité organisationnelle. Vos missions sont les suivantes :br /br /emGestion d’agenda et planification /embr /ulliVous coordonnez et gérez un agenda complexe et planifiez des rendez-vous et réunions avec des parties prenantes internes et externes. /liliVous faites le lien entre le CEO, le management et les parties prenantes externes. Vous facilitez la coordination, préparez les réunions et veillez à la cohérence de la communication et du suivi. /liliVous organisez les déplacements nationaux et internationaux du CEO ainsi que des membres de son département. /li /ulbr /emSupport administratif /embr /ulliVous préparez des documents, invitations et présentations. /liliVous rassemblez les documents, dossiers et informations pertinents pour les réunions du CEO. /liliVous assurez le suivi administratif des bons de commande et des notes de frais. /li /ulbr /emGestion et optimisation de la base de données protocolaire /embr /ulliVous gérez et actualisez la base de données protocolaire et veillez au respect des consignes formelles lors de l’envoi de documents et d’invitations. /liliVous analysez la base de données quant à son exhaustivité, sa cohérence et sa pertinence, et formulez des propositions d’actions d’amélioration. /liliVous veillez au respect des règles protocolaires et des hiérarchies formelles dans la communication externe, les invitations et la correspondance officielle. /liliVous soutenez le CEO dans l’identification des parties prenantes prioritaires et assurez un suivi structuré des contacts et engagements. /liliVous êtes responsable de l’accueil lors de certains événements officiels /li /ulbr / Profil ulliVous disposez d’un diplôme de bachelier ou de master, ou équivalent par expérience. /liliVous travaillez avec une grande précision et de manière structurée. /liliVous êtes une personne proactive, discrète et résistante au stress. /liliVous communiquez de manière claire et professionnelle. /liliVous travaillez de façon autonome et gardez une vue d’ensemble dans un environnement complexe. /liliVous avez une excellente maîtrise de MS Office. La connaissance d’autres outils (Odoo, système de billetterie) constitue un atout. /liliVous avez une excellente maîtrise du français et du néerlandais, ainsi qu’une très bonne connaissance de l’anglais. /liliVous avez un intérêt marqué pour le secteur culturel. /li /ulbr / Offre ulliUne fonction stimulante et variée au sein d’une organisation dynamique, où vous occupez un poste clé avec un impact direct au niveau stratégique, dans un environnement professionnel valorisant l’initiative. /liliUn contrat à temps plein à durée indéterminée /liliDes chèques-repas /liliUne assurance groupe /liliUne assurance hospitalisation après 6 mois /liliLe remboursement intégral du trajet travail-domicile en transport public /liliDans la structure salariale interne du Palais des Beaux-Arts, cette fonction porte le titre ‘emAdministrative Officer’ /em et se situe en Classe 5 (sur 8). /li /ulbr /