Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins est épicène.
Raison d’être de la fonction et mission
Le gestionnaire technique des bâtiments assure l’interface entre la Direction immobilière et les équipes de maintenance.
Dans le cadre de cette fonction, vous rapportez directement à la Direction immobilière.
* Pour ce qui concerne le secteur de la maintenance et de l'entretien :
o Participer à la définition de la maintenance préventive et corrective des infrastructures et des équipements techniques ;
o Déterminer l'entretien journalier des bâtiments ;
o Evaluer les investissements.
* Pour ce qui concerne le secteur de la prévention en matière de sécurité des personnes et des biens :
o Mettre en œuvre la politique de prévention ;
o Déterminer les opérations de prévention.
* Pour ce qui concerne le secteur de la logistique :
o Déterminer les opérations logistiques ;
o Déterminer l'organisation des évènements en coordination avec d'autres services.
* Pour ce qui concerne le secteur des achats, en coordination avec le Responsable des achats pour les achats mobiliers et techniques :
o Mettre en œuvre la politique de centralisation des achats domestiques et mobiliers ;
o Evaluer les budgets.
* Pour ce qui concerne le secteur des nouveaux projets immobiliers et mobiliers :
o Participer au processus d’élaboration des projets.
Fonction
Plus concrètement, vous aurez à :
* Coordonner les équipes chargées des dépannages et de la maintenance des infrastructures immobilières et mobilières :
o Recommander le type d'interventions à réaliser et les moyens à mettre en œuvre ;
o Coordonner le suivi technique des projets de maintenance ;
o Organiser le travail des sous-traitants chargés de l’entretien et de la maintenance (HVAC, électricité, détection intrusion, détection incendie, détection gaz, ascenseurs, sanitaire, menuiserie, toitures…) ;
o Sélectionner et proposer des entreprises pour réaliser les travaux de maintenance de faibles montants dans le respect des procédures légales et internes (marchés publics…) ;
o Proposer les contrats avec les prestataires ;
o Suivre l’exécution des contrats : veiller au respect des plannings, de la qualité, prévenir les éventuels litiges ;
o Participer à l’audit et à l’évaluation des prestataires ;
o Coordonner les chantiers de A à Z ;
o Etablir et valider le planning général des prestations et travaux aussi bien en interne qu’externes.
* Suivre les prestataires afin de leur apporter un soutien opérationnel et d’identifier les nécessités d’action ou de réaction de la part de l’Institution
o Réaliser les réceptions qualitatives et quantitatives liées aux contrats.
* Coordonner les opérations de prévention (incendie, sécurité, déneigement, …) et de sécurité et de bien-être des personnes et des biens
o Recommander le type d'interventions à réaliser et les moyens à mettre en œuvre ;
o Organiser et assurer une garde passive à distance.
* Coordonner les opérations logistiques
o Elaborer et rédiger les procédures ;
o Organiser les process de réception des marchandises ;
o Etablir et valider le planning des transports sur sites, intersites et vers l'extérieur ;
o Valider les interventions et participations de l’unité dans les opérations logistiques tiers.
* Participer aux procédures d’achat de matériel
o Aider à l’élaboration des cahiers de charge techniques d’achat de matériel dans le respect de la législation relative aux marchés publics ;
o Suivre les dossiers et traiter les appels d’offre ;
o Participer aux négociations avec les fournisseurs ;
o Suivre le planning des achats d’un point de vue administratif ;
o Mettre en place et actualiser les bases de données fournisseurs et produits ;
o Participer à l’élaboration du budget annuel des investissements et de fonctionnement.
* Participer à la coordination et la mise en œuvre de nouveaux projets immobiliers et mobiliers
o Participer à la rédaction des cahiers des charges de projets de construction, de transformation, de rénovation, de services, de mise aux normes des bâtiments dans le respect de la législation relative aux marchés publics ;
o Participer à la mise en œuvre des adjudications des marchés publics ;
o Identifier et consulter les soumissionnaires ;
o Proposer les choix technologiques, techniques, des équipements et des aménagements dans le cadre de la maintenance ultérieure ;
o Proposer les contrats avec les prestataires ;
o Suivre l’exécution des contrats : veiller au respect des plannings, de la qualité, prévenir les éventuels litiges ;
o Participer à l’audit et à l’évaluation des fournisseurs et prestataires ;
o Suivre l'évolution des réglementations liées aux techniques du bâtiment.
Diplôme et expériences professionnelles requis
* Vous disposez d'un bachelier dans le domaine de la construction (bâtiment) ou en électromécanique ;
* Une expérience de 3 à 5 ans dans une fonction similaire dans le secteur public et/ou non marchand constitue un atout ;
* Vous disposez d'une bonne maîtrise des outils informatiques standards dont la suite Microsoft Office et l'utilisation de logiciels CAO, DAO ;
* Vous pouvez vous appuyer sur des connaissances dans les nouvelles technologies dont la construction durable ;
* Vous pouvez démontrer une pratique pertinente en gestion d'équipe et de projets.
Qualités attendues
* Connaissances spécifiques techniques et capacités analytiques : Emettre des avis techniques argumentés, documentés et pertinents ;
* Planification : Organiser le travail d’équipes internes et des prestataires externes en tenant compte des délais et des priorités ;
* Rigueur : Réaliser son travail avec exactitude, méthode et précision ;
* Rédaction : très bonne maîtrise de la langue française ;
* Travail en équipe – Collaborer avec des acteurs internes et/ou externes en partageant la réalisation commune d’objectifs ;
* Assertivité : proposer et motiver ses points de vue en préservant la qualité des relations professionnelles ;
* Résistance au stress.
Modalités d'exercice de la fonction
* Régime de travail : temps plein (38h/semaine) ;
* Statut : employé ;
* Hiérarchie : sous l’autorité de la Direction immobilière ;
* Type de contrat : contrat à durée indéterminée ;
* Lieu de travail : la fonction s’exerce principalement sur Louvain-La-Neuve. La ou le titulaire de la fonction ou rôle (en cohérence avec l’organigramme des rôles) peut toutefois être amené à travailler sur les différents sites d'activités de la HE Vinci ;
* Date d’entrée en fonction : dès que possible.
Procédure de sélection
* Dépôt des motivations via la page carrière : "postuler ci-dessous" en joignant les documents suivants : un curriculum vitae, une lettre de motivation et recommandations éventuelles
* Screening des candidatures répondant aux critères énoncés
* Rencontre des candidat.es par une commission de recrutement