De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20 000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6 000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen.
De Juridische Dienst van de Universiteit Antwerpen zoekt een voltijds Legal assistant.
Functieomschrijving
De functie omvat onder andere volgende opdrachten:
* Je werkt in nauw overleg met de juristen en zorgt voor juridische ondersteuning van de Juridische Dienst.
* Een belangrijk deel van je opdracht omvat de algemene ondersteuning van de jurist verzekeringen met betrekking tot het polis- en schadebeheer: Dit omvat onder meer:
o administratieve opvolging van diverse verzekeringspolissen : registratie aan- en afmeldingen, opvolging jaarlijkse premieafrekeningen en eventuele doorrekening aan faculteiten/onderzoeksgroepen
o jaarlijkse overzichten voor verzekeraars aanleveren
o opvragen en afleveren verzekeringsattesten en overzichten verzekeringsdekkingen
o afhandelen eenvoudige verzekeringsvragen en schadedossiers
o volledige afhandeling aanvragen optionele verzekeringsdekkingen voor medewerkers (hospi, BA-privéleven en huurdersaansprakelijkheid)
* Je zorgt met je collega’s voor de administratieve opvolging van contracten: dit houdt o.m. het contractenbeheer in met zelfstandige invoer en opvolging van contracten, versturen van reminders, controle en verwerking van naams- en partijwijzigingen, opvolging van verlengingen, opzegging en beëindiging van overeenkomsten, in ondertekening zetten, opvolgen van tekenproces en verdere verwerking van de getekende contracten, klassement, opmaak van rapporten, overzichten en schema’s o.m. van de juridische procedures
* Het meer juridisch werk behelst:
o Aanvulling standaardcontracten op basis van informatie die je door de juristen wordt verstrekt, zoals gegevens van partijen, begin- en einddatum, toevoegen bijlages. Je zorgt tevens voor de professionele opmaak en vormgeving van contracten die de juristen hebben opgesteld en onderhandeld.
o Nazicht van standaardovereenkomsten zoals o.m. stagecontracten en informatienota’s voor vrijwilligers en opmaak van modellen in huisstijl.
o Je assisteert de juristen bij het beheer en de opvolging van studievoortgangsbetwistingen in nauw overleg met de faculteiten.
o Je beheert en volgt de courante invorderingen en de huurovereenkomsten op.
* Je consulteert op verzoek van de juristen juridische databanken en staat in voor het klassement en de opvolging van de juridische naslagwerken.
* Je voert administratieve opdrachten uit ter ondersteuning van de beleidswerkzaamheden van de betrokken medewerkers. Je bereidt nota’s en documenten voor met het oog op te nemen beslissingen door de bestuursorganen, je actualiseert en superviseert de informatie in databanken, brochures, enz.
* Je verwerft inzicht in de werking van de dienst en de universitaire instelling en bent een aanspreekpunt zowel voor interne klanten (academisch én administratief personeel) als voor externe klanten. Je zorgt voor een vlotte en correcte verwerking en doorstroming van informatie.
Profiel
* Je bezit een bachelor diploma Rechtspraktijk of Rechten of hebt gelijkwaardige competenties door ervaring in de advocatuur, in een juridische dienst of in de verzekeringssector.
* Idealiter heb je enige jaren relevante ervaring.
* Ervaring met verzekeringen is een pluspunt.
* Je kan vlot overweg met Microsoft365 toepassingen zoals Word en Outlook en je beheerst PowerPoint en Excel.
* Je hebt een perfecte mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Engels.
* Je bent vertrouwd met opzoekingen in de kruispuntbank, het Belgisch Staatsblad en juridische databanken.
* Je bent een teamspeler met zin voor initiatief en verantwoordelijkheid.
* Je bent stressbestendig, nauwkeurig en integer.
* Je bent sterk in plannen en organiseren.
* Je bent communicatief, klantvriendelijk en kwaliteitsgericht.
Aanbod Groepsverzekering Maaltijdcheques Internetvergoeding / Abonnement Parking Tussenkomst openbaar vervoer Eco Cheque Opleiding Extra-legale vakantiedagen Thuiswerk
* Je komt terecht in een dynamisch en stimulerende werkomgeving waarin je je kennis en juridische ondersteuning verder kan uitdiepen.
* We bieden je een benoeming in vast dienstverband als ambtenaar.
* Je ontvangt een bruto maandwedde als dossierbeheerder-expert binnen de gradenvork 5.1-7.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 5) hangt af van je relevante professionele ervaring.
* Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, internet-connectiviteitsvergoeding, en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
* Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken.
* Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
* Je werkt grotendeels op Campus Middelheim, in een dynamische en stimulerende werkomgeving.
* Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen.
Solliciteren?
* Je kan tot en met 15 mei 2025 voor deze vacature solliciteren via het online sollicitatieplatform van de Universiteit Antwerpen. Klik op de knop ‘solliciteren’, vervolledig het online sollicitatieformulier en voeg zeker de volgende bijlage toe: motivatiebrief.
* De selectiecommissie zal zo snel mogelijk na de sollicitatiedeadline alle sollicitaties bekijken. Zodra er een beslissing genomen is, brengen we je op de hoogte en informeren we je over de eventuele volgende stap(pen) in de selectieprocedure. We vragen alvast om rekening te houden met de volgende datum: maandag 2 juni (selectiegesprekken).
* Bij vragen over het online sollicitatieformulier kan je de Frequently Asked Questions raadplegen of mailen naar jobs@uantwerpen.be. Bij inhoudelijke vragen over de functie kan je contact opnemen met Haïté Vanderwaeren, Coördinator Diensthoofd Juridische Dienst, Haite.Vanderwaeren@uantwerpen.be.
De Universiteit Antwerpen is een duurzame, gezinsvriendelijke organisatie die maximaal in de groei van medewerkers investeert. We stimuleren diversiteit en hechten veel belang aan een inclusieve werkomgeving met gelijke kansen - ongeacht gender, functiebeperking, afkomst, levensbeschouwing, seksuele oriëntatie of leeftijd. Wij moedigen mensen met een diverse achtergrond en diverse eigenschappen aan om te solliciteren.