Nous recherchons un(e) Office Manager expérimenté(e) pour jouer un rôle central dans la coordination des opérations du bureau et garantir un environnement de travail fluide, structuré et professionnel.
I. Votre rôle
Vous assurez la gestion quotidienne du bureau et apportez un soutien organisationnel et administratif aux activités du groupe, avec une attention particulière portée à la communication et aux relations avec les partenaires.
II. Vos responsabilités
L’Office Manager gère les responsabilités suivantes (non limitatives) :
Accueil
- Assurer un accueil professionnel et chaleureux des visiteurs.
Gestion administrative
- Traiter le courrier entrant et sortant.
- Répondre, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
- Traiter les boîtes mails professionnelles.
- Préparer et mettre en page des documents administratifs.
- Tenir à jour les bases de données et assurer l’archivage.
- Préparer et organiser certaines réunions.
- Organiser et réserver certains déplacements professionnels et privés.
- Assurer le support administratif consulaire et organiser les permanences et événements du consulat.
Gestion logistique
- Suivre et approvisionner les fournitures (bureau, catering, hygiène…).
- Superviser la gestion et l’entretien des locaux.
- Contrôler et tenir à jour les contrats liés aux bâtiments (copieurs, alarmes, sonnettes…).
- Coordonner la maintenance du bureau.
- Participer à l’organisation logistique d’événements.
- Coordonner les déménagements, aménagements ou travaux liés au bâtiment.
Coordination
- Gérer les relations fournisseurs et prestataires en lien avec la gestion du bureau.
- Organiser et coordonner les rituels internes (petit déjeuners, team buildings…).
Support à la communication du groupe
- Apporter un soutien organisationnel et opérationnel aux activités de communication du groupe.
- Préparer des supports de communication (invitations, courriers, présentations…).
- Contribuer à l’organisation et à la coordination d’évènements.
- Assurer le suivi administratif de certains contacts.
- Veiller à la qualité des échanges et à la cohérence de l’image du groupe dans les interactions quotidiennes.
III. Profil recherché
- Au moins 10 ans d’expérience, avec un parcours confirmé en office management ou dans une fonction comparable.
- Esprit de communication et sens de la relation.
- Excellentes compétences administratives et organisationnelles.
- Très bonne qualité d’expression écrite et orale.
- Bonne maîtrise du français et de l’anglais, le néerlandais est un atout.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook…).
- Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais.
- Capacité à travailler de manière transversale.
IV. Compétences clés
- Sens du service et orientation solutions.
- Organisation et rigueur.
- Présence discrète, efficace et professionnelle.
- Qualités relationnelles : écoute, calme, assertivité.
- Réactivité, adaptabilité et esprit d’initiative.
- Flexibilité.
- Sens de l’image, du détail et de la représentation.
- Conscience professionnelle et fiabilité.
- Respect de la confidentialité.
V. Supervision
Ces responsabilités seront assumées sous la supervision directe de l’Assistante personnelle de la Direction, responsable des activités de communication du groupe.
VI. Conditions
Poste à temps plein, basé à Liège.
Le type de contrat sera défini en fonction du profil et de l’évolution de la collaboration, avec une perspective d’engagement.
3.300 € - 3.800 € brut/mois (selon expérience).
Régime de 39h/semaine avec 6 jours de repos compensatoires, chèques-repas et 13e mois.
Poste nécessitant une présence quotidienne au bureau.
VII. Candidature
Merci d’adresser votre CV et votre lettre de motivation exclusivement par e-mail à l’adresse suivante : apply@uhodagroup.com, en indiquant en objet : OM_NOM_PRENOM
Clôture des candidatures le 08/04.
Feedback à partir du 09/04 au plus tôt.