Directie & Projectadministratie - Administratief CoördinatorKorte samenvatting:Wij zoeken een administratief coördinator die de directie ondersteunt en verantwoordelijk is voor offerteadministratie, project opstart, planning en kwaliteitsregistraties. Je zorgt ervoor dat projecten administratief correct worden opgevolgd van offerte tot facturatie en vormt het administratieve aanspreekpunt voor klanten en interne teams.--------------------------------------FunctieomschrijvingAls administratief coördinator ondersteun je de directie en de projectteams bij de administratieve en commerciële organisatie van de onderneming. Je zorgt ervoor dat offertes, projecten en interne processen correct en efficiënt worden opgevolgd.Je vormt het administratieve knooppunt tussen directie, klanten en meetploegen.1. Offerteadministratie en commerciële opvolgingVerzamelen en structureren van projectgegevens voor offertes.Voorbereiden van offerteaanvragen voor de ingenieur.Opstellen en versturen van offertes volgens de interne procedures.Commerciële opvolging van verstuurde offertes.Contact onderhouden met klanten voor bijkomende informatie.2. ProjectadministratieAdministratief opstarten van nieuwe projecten.Nakijken van contractdocumenten en opdrachtbevestigingen.Opvolgen van prestaties van meetploegen per project.Projectadministratie voorbereiden voor facturatie.3. Planning en directieondersteuningBeheer van afspraken en planning in de planningssoftware.Voorbereiden van dossiers voor overleg en beslissingen met de directie.Structureren en opvolgen van interne taken en deadlines.4. Kwaliteit en rapportageBijhouden en samenvatten van kwaliteitsregistraties.Ondersteunen van het kwaliteitsmanagementsysteem (bv. ISO-9001).Rapporteren over voortgang en doelstellingen.5. Administratie facturatieOpvragen en controleren van leveringsbonnen.Samenstellen van dossiers voor facturatie.Administratieve opvolging van projecten.6. KlantentevredenheidBeheer van klantentevredenheidsregistraties.Registreren en opvolgen van feedback.Ondersteunen van verbeteracties.Profiel van de kandidaatOpleidingBachelor of graduaat in:Office managementBedrijfsadministratieManagement assistantBedrijfsmanagementOf gelijkwaardig door ervaringCompetentiesDe kandidaat beschikt over:Organisatorische vaardighedensterk gestructureerdoverzicht kunnen bewaren over meerdere dossiersAdministratieve nauwkeurigheidzorgvuldig werkencorrecte documentatieCommerciële ingesteldheidprofessioneel contact met klantenopvolgen van offertesCommunicatiehelder en correct Nederlandsprofessioneel telefoneren en mailenDigitale vaardighedenvlot gebruik van Office-softwareervaring met ERP, CRM of planningsoftware is een plusDiscretievertrouwelijke omgang met bedrijfsinformatieGewenste ervaring3–5 jaar ervaring in een administratieve functie.Ervaring in een technische omgeving (bouw, engineering, studiebureau) is een sterke plus.Ervaring met:offerteadministratieprojectadministratiefacturatievoorbereidingkwaliteitsregistratiesPersoonlijke eigenschappenDe ideale kandidaat is:gestructureerd en nauwkeurigzelfstandig maar ook teamgerichtoplossingsgerichtcommunicatief sterkbetrouwbaar en loyaalTypische werkcontextKMO met ±18 medewerkersnauwe samenwerking met directie en ingenieurscentrale administratieve rol binnen het bedrijfSollicitatie naar: MSc. ing. Yvan Braem Braem International Survey nvLandmeetkundig studiebureauPastorijstraat 409100 Sint-Niklaas, Belgiëkantoor@braem-groep.be T 03 777.95.39www.Maatvoerder.BeVCA* en ISO9001:2015