Fonction
En étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe du SAFI, la fonction consiste principalement à assurer :
1. la confection et le suivi des horaires de cours, de TP et d’examens
2. l’organisation et le suivi des défenses mémoires
3. la réservation des locaux de cours et d’examens
La fonction comprend également les tâches suivantes :
-L’accueil, le suivi et la gestion administrative des étudiants, notamment :
4. La gestion des contacts (courrier in/out, appels téléphoniques, etc.)
5. Les permanences pour la communauté étudiante inscrite en cours du jour et en horaire décalé, sur les sites de Mons et de Charleroi
6. Le suivi des inscriptions aux cours, aux examens et aux stages
7. La préparation (encodage et vérification des notes d’examens) et le suivi des délibérations
8. L’archivage et la délivrance de documents
-Le support administratif, notamment, le support ponctuel aux missions confiées au SAFI : support aux Vice-doyens pour l’accueil du personnel, support logistique aux activités d’enseignement (engagement de jobistes, réservation de transport en cas de mobilité multisite, etc.), support administratif aux commissions et réunions, etc.
-La contribution active à l’ensemble des tâches quotidiennes du service (encodage, classement et archivage des dossiers, etc.).
Conformément aux décisions prises par la responsable, la personne peut être amenée à apporter un support à d’autres missions du SAFI.
Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises
9. Diplôme de niveau bachelier, idéalement en secrétariat de direction
10. Rigueur, volonté, polyvalence et flexibilité (possibilité de prestations ponctuelles en soirée, à Mons et/ou Charleroi)
11. Réactivité, respect des contraintes liées au calendrier académique, capacité d’anticipation et de hiérarchisation des différentes priorités
12. Capacité de travailler aussi bien de manière autonome qu’en équipe
13. Sens du contact et aisance relationnelle, esprit d’équipe
14. Maîtrise des outils de bureautique classiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, navigation internet)
15. Bonne capacité rédactionnelle de procès-verbaux, courriers et autres documents
16. Une maîtrise de l’anglais constitue un atout
17. La connaissance du milieu universitaire et des structures de l’UCLouvain constitue un atout
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.
Notre offre
18. Une rémunération évolutive basée sur les de la Fédération Wallonie Bruxelles ;
19. Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
20. Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
21. Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
22. L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
23. La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
24. Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
25. Et plus encore, consultez notre page « Avantages »
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