Intitulé de la fonction
Assistant(e) administratif(ve) (H/F/X) remplacement -Perwez
Description de l'entreprise
Le Centre IFAPME Namur/Brabant wallon est une ASBL intégrée au réseau IFAPME, développant un large éventail de formations pour divers publics :
* Des formations professionnelles en alternance en journée pour les jeunes dès 15 ans ;
* Des formations pour adultes et travailleurs en reconversion qui s'organise en journée ou en soirée, le plus souvent en alternance ou via des stages en entreprises ;
Des formations continues qui permettent à chacun de s'adapter aux évolutions de sa propre profession ou de construire son projet professionnel.
Finalité
Activités et tâches :
L'assistante administratif assure les missions suivantes :
A\ Accueil et information
* Assurer un accueil chaleureux et professionnel du public
* Répondre aux demandes des apprenants, des formateurs, des partenaires, des collaborateurs via les différents canaux de communication (téléphone, mail, guichet d'accueil,…)
* Participer activement aux différents évènements
B\ Inscrire les apprenants aux cours
* Proposer la formation ou le stade de formation le plus approprié ;
* Orienter, si nécessaire vers le service approprié ;
* Informer des droits et devoirs de chaque apprenant ;
* Vérifier les conditions d'admission ;
* Encoder les inscriptions et récolter les preuves nécessaires ;
C\ Organiser les cours
* Convoquer les apprenants aux cours ;
* Contrôler les prises de présence;
* Si nécessaire, modifier les horaires et en informer les apprenants et les formateurs ;
* Dupliquer les supports de cours des formateurs.
D\ Gérer les dossiers formateurs
* Préparer les contrats ;
* Compléter les documents sociaux;
* Encoder les dossiers formateurs et les remplacements formateurs dans la base de données ;
* Transmettre les informations pour le paiement des formateurs (+frais de déplacements).
E\ Assurer la gestion administrative des dossiers des candidats
* Suivre les présences (réaliser ou s'assurer de la prise des présences, contrôler les données et récolter les justificatifs d'absence);
* Compléter les documents sociaux;
* Communiquer régulièrement avec le service approprié au sujet des apprenants;
* Archiver les dossiers des apprenants ;
* Coordonner la délivrance des diplômes.
F\ Organiser les évaluations en cours ou en fin d'année
* Encoder les points dans la base de données ;
* Coordonner les examens pratiques (récolter et transmettre les TFE, convoquer le jury et les auditeurs, etc…;
* Encoder le suivi des décisions des conseils de classe ;
* Envoyer les avis de résultats de la 1ère et de la 2ème session ;
* Classer les questionnaires et les copies d'examens ;
* Elaborer les diplômes.
G\ Divers
* Réaliser des rapports de réunion ;
* Gestion de l'encodage des factures.
Compétences requises
Savoir-faire
* Maitriser les outils bureautiques suivants : Excel, Word, Outlook ;
* Savoir écrire sans faute et être capable de synthétiser rapidement l'information ;
* Savoir prendre des notes et synthétiser l'information ;
* Savoir assimiler un nombre important de notes d'instructions, de règlements et autres documents normatifs à appliquer.
Savoir être
* Autonome ;
* Orienté client ;
* Être à l'aise au contact du public ;
* Flexible ;
* Avoir l'esprit d'équipe ;
* Être organisé et rigoureux ;
* Être polyvalent.
Profil
Profil
Avoir de l'expérience dans la gestion administrative. Un diplôme (Bac ou CESS) dans les métiers de l'administratif est un atout.
Qu'offrons nous :
* Contrat de remplacement- disponible immédiatement ;
* Chèque repas ;
* Frais de transport ;
* Horaire : 5 jour par semaine pour un total de 39 heures ;
Comment postuler valablement
Comment postuler valablement
Si vous êtes motivé(e) à rejoindre nos équipes, envoyez nous votre candidature avant le 30/01/2026 via mail à l'adresse : avec comme objet : candidature - contrat de remplacement assistant administratif Perwez.
Pour être prise en considération, votre candidature devra impérativement comporter les éléments suivants :
* L'objet du mail
* Une lettre de motivation ;
* Un Curriculum Vitae ;
* Vos diplômes antérieurs.
Détail de la procédure :
* Sélection des candidats sur base des documents reçus.
* Rencontre lors d'un entretient d'embauche.
Plus d'informations
Vous avez besoin d'obtenir des renseignements complémentaires ?
* Esther Pacolet Assistante RH–
* Dekeyzer Sébastien Directeur du centre ifapme de Perwez -
Lieu de prestation : Centre IFAPME de Perwez Rue des Dizeaux 6, 1360 Perwez
* Les candidatures serviront aussi à constituer une réserve de recrutement.
Namur - Brabant wallon
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