MISSION DU POSTE
Le/La responsable administration et comptabilité des fournisseurs joue un rôle clé dans la gestion des relations avec les fournisseurs (hors Groupe) ; avec un comptable fournisseur sous sa responsabilité, il/elle assure le bon fonctionnement du processus allant du support au démarrage des livraisons ou des prestations, au suivi et à la création de bons de commande, au rapprochement des factures et des bons de commande, la gestion de la contrathèque et la rationalisation des processus, transactions et délais de paiement sur la région.
Pour cela, il/elle collabore avec l’ensemble des départements du siège régional, les magasins et les fournisseurs.
Il s’agit d’une création de poste.
Ce poste comporte à la fois des tâches transactionnelles, de la gestion administrative de devis, contrats, etc…, du support projet d’appel d’offres ou implémentation de nouveaux processus, des travaux de consolidation et de la rationalisation de processus via une démarche d’amélioration continue, du suivi des balances âgées…
L’essentiel des tâches transactionnelles est réalisé par le comptable fournisseurs mais le/la responsable doit assurer la continuité du traitement en fonction du planning. Une grande polyvalence est donc intrinsèque à la mission.
RESPONSABILITES PRINCIPALES DU SERVICE ADMNISTRATION ET COMPTABILITE DES FOURNISSEURS
Gestion des bons commandes & rapprochement des factures
1. Gestion de bons de commande et réceptions dans le respect des échéances financières
2. Suivi et contrôle qualité des bons de commande et réception des autres utilisateurs
3. Rapprochement des factures
4. Mise en litige et suivi des litiges
Gestion des notes de frais
5. Contrôles des notes de frais dans les outils selon les procédures
6. Formation et assistance aux utilisateurs & voyageurs
7. Archivage des documents
Respect des règles internes, normes et conformité
8. Appliquer les règles de contrôle interne
9. Garantir la bonne application des règles par les différents utilisateurs
10. Former les parties prenantes
Gestion et suivi des fournisseurs
11. Support au processus de sélection et d’évaluation des fournisseurs en équipe avec les opérationnels et la Direction
12. Contrôles pré-contractualisation et support aux opérationnels pour la contractualisation
13. Administration des obligations contractuelles : contrôle des licences, assurances…
14. Gestion de la contrathèque de la filiale
15. Création des fournisseurs dans les systèmes et maintenance de la base de données
16. Maintenir et améliorer les interactions notamment sur les sujets d’intégration comptable, de rationalisation des factures, d’amélioration des délais de paiement…
17. Support administratif à l’arrêt des collaborations
18. Gestion des risques liés aux fournisseurs
Revue de processus, optimisation et déploiement de plans d’action
19. Amélioration continue des processus en vue d’accroitre leur efficacité, leur qualité et leur rentabilité
20. Cartographie et documentation
21. Etude d’automatisation en équipe avec l’équipe comptabilité générale, l’équipe IT et le Groupe
22. Mettre en place des plans d’action pour la résolution rapide des litiges et blocages, garantir la pérennité des relations
PROFIL RECHERCHE
Expérience
23. Expérience en département administratif et financier d’environ 7 ans dans un environnement multisite et international
24. Première expérience de management souhaitée
Compétences et savoir-être
25. Niveau Master Finance ou Comptabilité
26. Intérêt pour l’activité Retail et un environnement de travail multiculturel
27. Polyvalence et rigueur
28. Réflexion stratégique et compréhension détaillée des processus opérationnels
29. Capacité de priorisation et/ou délégation
30. Proactivité et réactivité, dans le respect des procédures et des échéances
31. Résilience, esprit d’équipe et sens du service
32. Négociation, Management & Leadership
33. Appétence pour le travail cross-fonctionnel
34. Excellentes capacités de communication à l’écrit comme à l’oral
Langues
35. Français & Anglais : courant écrit et parlé
36. Néerlandais ou une langue scandinave est un plus