Functieomschrijving
Als administratief medewerker speel je een centrale rol in de dagelijkse werking van het filiaal. Je ondersteunt zowel de planning en dispatch als de algemene administratie en zorgt ervoor dat alle processen correct en efficiënt verlopen. In deze functie bied je administratieve ondersteuning voor twee locaties: Kortenberg en Tildonk.
Jouw taken:
Algemene ondersteuning & onthaal
1. Je beantwoordt telefonische oproepen en ontvangt bezoekers
2. Je verwerkt inkomende post en interne communicatie
3. Je beheert vergaderzalen en kantoorbenodigdheden
4. Je volgt het kasboek op en ondersteunt de boekhoudkundige administratie
5. Je centraliseert operationele informatie voor interne en externe partners
Centrale administratie
6. Je controleert, verwerkt en klasseert dienstdocumenten
7. Je ondersteunt facturatie en administratieve opvolging via interne systemen
8. Je verwerkt verzekerings- en voertuigdossiers
9. Je volgt brandstofverbruik en tankadministratie op
10. Je ondersteunt de rittenadministratie en bijhorende facturatie
Planning & dispatch
11. Je volgt ritten, kilometerregistraties en afwijkingen op
12. Je stelt dienst- en ritdocumenten op en verwerkt ritopdrachten
13. Je beheert meldingen, klachten en verloren voorwerpen
14. Je ondersteunt bij de planning van opleidingen en medische controles
15. Je houdt gegevens van chauffeurs up-to-date ( boetes, werkkledij)
Kwaliteit & procedures
16. Je werkt volgens geldende kwaliteits-, veiligheids- en milieuprocedures
17. Je zorgt voor een correcte en tijdige administratieve opvolging van alle dossiers
Vereisten
18. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig
19. Je bent communicatief sterk en klantgericht
20. Je hebt een goede kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook, …)
21. Je beheerst het Nederlands uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk
22. Kennis van Frans en Engels is een pluspunt
23. Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
24. Je bent flexibel en functioneert goed zowel zelfstandig als in teamverband
Talen
Je hebt een perfecte kennis van het Nederlands
Aanbod
25. Een vaste deeltijdse functie (80%), verspreid over 4 werkdagen per week
26. Een afwisselende functie binnen een dynamische omgeving
27. Een professioneel en collegiaal team
28. Mogelijkheid om bij te dragen aan duurzame mobiliteit
29. Een competitief loonpakket met extralegale voordelen en onkostenvergoeding
30. Doorgroeimogelijkheden binnen een internationale omgeving
31. Werkplaatsen: Kortenberg & Tildonk