Dans le cadre du renforcement de son équipe Accueil, Eurest Luxembourg recherche un(e) Hôte(sse) d’accueil – Assistant(e) administratif(ve) H/F, CDI 20H pour son SHPA de Schifflange.
Rattaché(e) au chargé(e) de direction, vous êtes le premier point de contact de la structure d'hébergement qui accueille +/- 100 résidents.
Vous assurez l’accueil physique et téléphonique de nos résidents, de leurs familles, mais également de nos prestataires, collaborateurs et clients du soin à domicile. Vous apportez également votre support à l’équipe à travers différentes tâches administratives.
Vous serez amené(e) à renforcer l’équipe Accueil de notre SHPA de Kehlen pour pallier les absences (congés, maladie, etc.)
Horaires et planning : du lundi au dimanche, entre 9H00 et 18H30, par demi-journée ou journée complète selon les besoins.
Vos responsabilités
Accueil
* Accueil physique des visiteurs : famille, soignants, collaborateurs, fournisseurs, etc.
* Gestion du standard téléphonique : recevoir, identifier et orienter les différents appels
* Gestion des rendez-vous de nos résidents (pédicure et coiffeur)
* Gestion de l'agenda (inscription invités, sorties familles, réservation salles…)
* Gestion et service de ventes additionnelles (ex: cafétaria le matin et le soir)
* Service aux résidents (coffre, petite boutique, boissons, timbres, etc.)
* Gestion mensuelle des caisses
* Encaissement des repas invités
Tâches administratives
* Rédaction de courriers, créations d’étiquettes, impression et affichage de différents documents (menus hebdos, demandes spécifiques de soignants, etc.)
* Support à l’organisation d'évènements (impression et mise en forme d’invitations, menus, chevalets…)
* Gestion du classement et archivage
* Réception et distribution du courrier
* Gestion et transmission de différents fichiers (pour la cuisine, la lingerie, etc.)
* Gestion du stock, inventaire et commandes des produits boutiques et fournitures de bureau
* Gestion administrative de certains documents pour les résidents (décisions Assurance dépendance, attestations, etc.)
Votre profil
* Vous êtes de formation Bac à Bac+2 en assistanat, réception, etc.
* Vous avez au moins 2 ans d’expérience dans un environnement avec contact client
* Vous avez une très bonne maîtrise des logiciels du Pack Office : Word, Excel, Outlook, PowerPoint
* Vous avez un bon relationnel et aimez le travail en équipe
* Vous êtes flexible dans vos tâches pour apporter un soutien à l’équipe
* Vous êtes reconnu(e) pour votre empathie, sourire, courtoisie, amabilité et discrétion
* Vous savez travailler en autonomie, rigueur, proactivité et dynamisme
* Vous maitrisez le français tant à l’oral qu’à l’écrit, le luxembourgeois sera considéré comme un atout
* Vous présentez une image positive de l’entreprise lors des premiers contacts
En cas de recrutement, un extrait de casier judiciaire vous sera demandé.