CONTEXTE
Propulse Group est une société active dans le monde de l'événementiel et composée de 5 marques complémentaires :
- Propulse : Gestion logistique et support à la production d'événements
- Panorama : Bars éphémères hauts de gamme et thématiques
- Epicuria : Catering management et support F&B
- Ravito : Crew Catering (restauration des équipes événementielles)
- Alpaca : ASBL engagée pour la durabilité des événements
Avec 15 temps plein et plus de 400 freelances mobilisés ponctuellement, l'humain est au cœur de nos activités. Nous souhaitons amener un vent nouveau sur notre département Ressources Humaines et sommes donc à la recherche d'un.e HR & Office Manager.
MISSIONS ET RESPONSABILITES
Soutien à notre Crew Manager (RH externe)
* Recrutement actif pour combler les shifts (appels, messages, ciblage des bons profils)
* Intégration des nouveaux collaborateurs (inscriptions, briefing, contrats/dimona)
* Encodage des jobs dans notre plateforme de planification
* Vérification et suivi des contrats, timesheets et rémunérations
* Support aux campagnes de recrutement et mise à jour régulière de la base de donnée
* Remplacement de la Crew Manager lorsqu'elle est absente
* Suivi et évolution des process « Staffing » avec notre Crew Manager
* Contact avec les bénévoles qui soutiennent notre ASBL Alpaca solutions et
* Gestion de leurs conventions
Gestion administrative des ressources humaines internes (Hard HR)
* Mise en place de campagnes de formation ou de recrutement
* Optimisation des process RH actuels pour être toujours en phase avec les réalités du marché
* Déclaration des prestations en fin de mois pour le calcul des salaires
* Paiement des salaires
* Commande et paie des chèques repas / écochèques
* Administration du « Board RH » où est centralisée l'info RH pour chaque travailleur.euse
* Rédaction des contrats, conventions et avenants
* Contact avec notre secrétariat social et notre partenaire médecine du travail
Accueil des nouveaux.elles travailleur.euse.s et bien-être de l'équipe (Soft HR)
* Établir avec le management les besoins en recrutement et éventuels postes à ouvrir
* Participation aux entretiens d'embauche avec le management
* Sélection des candidat.e.s et traitement de leurs candidatures
* Onboardings et Offboardings
* Cohésion dans l'équipe et la fluidité du travail au bureau
* Communication des infos/actus légales importantes à nos travailleur.euse.s
* Gestion du registre des formations + en assurer l'organisation (inscriptions, paiement, refacturation éventuelle, débriefing, envoi des attestations)
Notoriété de l'entreprise et accueil
* Traitement des demandes de stages, interviews, travaux de groupe etc.
* Gestion des stagiaires et de la coordination avec leurs maîtres de stage
* Gestion des aspects administratifs de ces stages et de la communication école –
* Maître de stage – stagiaire
* Construction de campagnes de recrutement avec notre Crew Manager
* Participation active à ces campagnes (salons, jobs days, etc.)
* Process et Outils (Office Management)
* Connaissance et optimisation de l'utilisation de notre logiciel de planification
* Challenge des process RH
* Connaissance du fonctionnements et de l'accès à nos outils internes + donner
* L'accès aux nouveaux travailleurs
* Réponse aux questions cocnernant le fonctionnement de ces outils
* Garant.e du respect de la charte graphique et de l'iden'té visuelle
* Assurer le suivi du calendrier de réunions et faire le compte rendu des
* Réunions d'équipe
* Gardien.ne des clés (distribue, reprend, consigne la liste de qui en a)
Aspects financiers (Compta)
* Validation et mise en paiement des factures de nos indépendants
* Mise en place et suivi d'un processus de gestion des dépenses dans le respect des nouvelles dispositions légales (peppol)
* Soutien au service comptabilité dans le traitement des factures d'achat
* Edition d'une partie des factures de vente
* Suivi des paiements de nos clients
* Point de contact avec les partenaires payroll
Au vu de la diversité des tâches, une formation et une progressivité dans la gestion de celles-ci est prévue.
PROFIL RECHERCHÉ
* Expérience ou formation probante en gestion des ressources humaines
* Passion ou expérience du secteur événementiel, principalement de la production
* Souci du détail et petit goût pour les chiffres
* Capacité à jongler entre différentes commissions paritaires est un plus
* Bonne communication orale et écrite (FR)
* Aisance au téléphone
* Envie d'être un point central dans l'équipe et de participer activement au développement de l'entreprise
* Capacité à alterner entre travail de fond/développement, tâches récurrentes et gestion d'imprévus ou urgences
* Motivation importante envers le poste et l'entreprise au vu du rôle central qui sera occupé
* Joie de vivre, humour et envie d'aller de l'avant
DETAILS DU POSTE
Ce poste est idéal si tu es motivé.e par :
* Le contact humain et les missions administratives
* L'engagement à long terme dans une entreprise jeune et dynamique
* Le secteur événementiel et ses différentes facettes
* Le développement et l'optimisation de process
Nous t'offrons :
* Un emploi à temps plein dans une structure en constante évolution
* Une période de formation interne afin que tu sois paré.e pour le poste
* Une possibilité d'évolution et de mise en place de méthodes de travail adaptées aux réalités de l'entreprise
* Une rémunération alignée avec les réalités du secteur et suivant une politique salariale commune à toute l'entreprise
* Un large panel d'avantages légaux, extra-légaux et primes
Début de la mission : Mai 2026
CANDIDATURES
Les candidatures sont attendues par e-mail à lancelot@propulsegroup.be avec votre CV et une lettre de motivation.