Als Management Assistant ben jij het centrale aanspreekpunt en de betrouwbare rechterhand van onze CEO en het managementteam. Je takenpakket is veelzijdig en uitdagend:
*
Agendabeheer & planning: Je beheert en organiseert nauwkeurig de agenda van de CEO, inclusief het inplannen van interne en externe meetings.
*
Voorbereiding van vergaderingen: Je bereidt presentaties en documenten voor, zorgt dat vergaderzalen klaarstaan en alles vlot verloopt.
*
Notuleren & verslaggeving: Je maakt bondige, duidelijke en correcte notulen van vergaderingen en deelt deze met de juiste stakeholders.
*
Documentbeheer: Je stelt (wettelijke) documenten en rapporten op, verzamelt de nodige informatie en verwerkt deze professioneel.
*
Proactieve ondersteuning: Je denkt mee vooruit, werkt zelfstandig én nauw samen met de CEO en speelt flexibel in op de noden van de organisatie.
*
Stakeholdercommunicatie: Je onderhoudt vlot contact met interne en externe stakeholders binnen en buiten het Vias institute.
*
Je hebt een eerdere ervaring binnen Business Support.
*
Je bent proactief, zelfstandig en houdt van structuur en efficiëntie.
*
Je stelt prioriteiten als een pro en behoudt overzicht, zonder de details uit het oog te verliezen.
*
Je houdt van administratie en hebt sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
*
Discretie, integriteit en betrokkenheid zijn voor jou vanzelfsprekend.
*
Je communiceert vlot in het Nederlands en Frans, met een goede kennis van het Engels.
*
Een boeiende job waar je rechtstreeks samenwerkt met de CEO en impact hebt op de hele organisatie.
*
Een dynamische en flexibele werkomgeving waar initiatief wordt aangemoedigd.
*
Een contract van onbepaalde duur (50%-80%) met een marktconforme verloning en aantrekkelijke extralegale voordelen.