Fonction
La fonction comprend une diversification très importante des tâches, dont voici les principales :
1. Assister les professeur·es et/ou chercheur·es dans la gestion et le suivi financier des comptes et conventions : aide à la prévision des coûts (de personnel et matériel), aide à la justification et respect des échéances, suivi des imputations des charges et refus éventuels, et ce dans le respect des normes de gestion et en collaboration avec les services de l'Administration centrale.
2. Analyser et contrôler les comptes attribués, et assurer une information régulière auprès de leurs (co)titulaires : gestion prévisionnelle des dépenses, suivi des fluctuations, respect du budget alloué, reporting comptable, financier et budgétaire.
3. Effectuer des opérations logistiques et comptables dans SAP et les applications de l'UCLouvain (commandes, réceptions de marchandises, demandes de factures client·es, gestion des créances internes, opérations de reclassement comptable, approbations, ...).
4. Effectuer les démarches administratives et logistiques pour l'engagement et l'installation du personnel scientifique, et pour l'invitation des chercheur·es visiteurs·euses, dans le pôle INMA.
5. Rédaction de lettres d'invitation (membres de jury de thèse, visiteurs·euses de courte durée).
6. Organisation de colloques dans ses aspects financiers (établissement des budgets, recherche de sponsor et fixation du montant de l'inscription, facturation) et administratifs - logistiques (recherche de locaux, organisation des réceptions, création des badges des participant·es, rédaction des certificats de participation).
7. Gestion du bâtiment (logistique, achats liés aux marchés publics, cartes parking/accès, ...)
8. Gestion d'une carte de crédit institutionnelle et justification des dépenses avec l'Administration des Finances.
Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises
9. Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en comptabilité ou diplôme, de niveau bachelier, avec expérience en comptabilité/gestion financière
10. Maîtrise de l'outil bureautique (suite Microsoft : Word (publipostage), Excel (tableaux croisés dynamiques, ...)
11. Capacités de communication (oral et écrit) en anglais (niveau B2 souhaité)
12. Sens de l'accueil, du service, esprit d'équipe et facilité de contact avec différent·es interlocuteurs·trices
13. Esprit d'initiative et capacité d'organiser son travail de manière autonome, de trouver des solutions et d'établir des priorités
14. Sens des responsabilités, de la discrétion et convivialité
15. La connaissance du logiciel de gestion SAP constitue un atout
16. Proactivité pour aller chercher l'information
17. Esprit de synthèse et capacité d'analyse
18. Une expérience dans un environnement de recherche sera considérée comme un atout.
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.
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