Technical Administration Specialist Job Description _Ben jij een administratieve duizendpoot met oog voor detail én een hart voor mensen?_ _Hou je van afwisseling, verantwoordelijkheid en een job waarin je écht het verschil maakt? Dan hebben wij dé plek voor jou bij Grundfos!_ De Technisch Administratief Medewerker is verantwoordelijk voor alle administratieve taken op ons kantoor, met een sterke focus op het stroomlijnen van de samenwerking en het verbeteren van de efficiëntie door middel van Microsoft 365-productiviteitstools (MS Excel, Teams en andere Office-toepassingen). Kwaliteitsbeheer en interne audits zijn ook een belangrijk onderdeel van de functie. Tegelijkertijd zorgt deze functie voor een soepele werking van de facilitaire diensten, ondersteunt hij/zij de Country Director en fungeert hij/zij als een belangrijk aanspreekpunt voor zowel interne als externe belanghebbenden. Je bent tevens verantwoordelijk voor het opstellen van rapporten voor de ondernemingsraad en vakbondsafvaardiging, het onderhouden en verbeteren van interne processen, het plannen van vergaderingen, het voorbereiden van presentaties en het rapporteren aan het hoofdkantoor. Daarnaast fungeert deze rol als back-up voor facilitaire diensten, waaronder de coördinatie met dienstverleners en catering. Waarom Grundfos? Grundfos is 's werelds meest toonaangevende pompfabrikant van energiezuinigheid en intelligente wateroplossingen met een jaarlijkse productie van 17 miljoen producten, kantoren in meer dan 55 landen en meer dan 19.000 medewerkers wereldwijd. In Kontich werk je samen met zo'n 80 collega's in een warme, KMO-achtige sfeer binnen een internationale context. Je maakt deel uit van een hecht team van drie facility/office collega's. We organiseren regelmatig leuke initiatieven zoals vrijwilligersdagen, een nieuwjaarsontbijt en andere teamactiviteiten. Wat ga je doen? Digitale Productiviteit & Gegevensbeheer Werken met gegevens in Excel Organiseer en analyseer gegevens met behulp van geavanceerde Excel-tools. Maak eenvoudig te begrijpen dashboards en rapporten waarmee het team snel beslissingen kan nemen. Ondersteuning van teamsamenwerking Stel Microsoft Teams-kanalen in en beheer deze zodat projecten soepel verlopen. Automatiseer eenvoudige taken en goedkeuringen om tijd te besparen en handmatig werk te verminderen. Koppel tools zoals SharePoint om alles op één plek te bewaren. Beheer documenten en informatie Houd SharePoint-sites georganiseerd en veilig, zodat iedereen kan vinden wat hij nodig heeft. Maak online formulieren om eenvoudig informatie te verzamelen. Maak duidelijke, interactieve rapporten met Power BI om voortgang en resultaten te tonen. Administratie & Facilitaire ondersteuning · Je beheert de volledige administratie van de facilitaire dienst: documentatie, planning en opvolging. · Je bent het eerste aanspreekpunt én back-up voor operationele facilitaire taken, zoals schoonmaak, onderhoud, herstellingen, leveringen, kantoormateriaal, catering en post. · Je zorgt ervoor dat bezoekers zich welkom voelen en dat onze kantoren er altijd verzorgd bij liggen. · Je ondersteunt het management bij rapportering, notuleren, het organiseren van vergaderingen en het voorbereiden van presentaties. · Je werkt nauw samen met de Country Director bij projecten en evenementen. Kwaliteitsbeheer · Je ontwikkelt en onderhoudt kwaliteitsmanagementsystemen conform interne standaarden en externe regelgeving (zoals ISO). · Je plant, voert en rapporteert interne audits, en volgt verbeteracties nauwgezet op. · Je organiseert trainingen en bewustmakingssessies rond kwaliteit, rapporteert KPI's en leidt verbeterprojecten in samenwerking met verschillende stakeholders. Wat heb je in je rugzak: · Je hebt een hogere opleiding genoten of een eerste werkervaring binnen officemanagement. · Zowel junior als senior profielen zijn welkom - we kijken vooral naar jouw motivatie en leervermogen. · Een eerdere ervaring met of een opleiding in Facility of Quality Management in een KMO omgeving is een grote plus. · Je communiceert helder, werkt gestructureerd en denkt altijd een stap vooruit. · Sterk in administratieve registratie (systemen) en opvolging · Goede algemene kennis van MS Office 365. · Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels Wat bieden wij aan: - Een aantrekkelijk loon, afgestemd op jouw ervaring. - Extra's zoals: - Eindejaarspremie - Uitstekende groepsverzekering - Bonus tussen 6-12% van je jaarloon - Gratis hospitalisatieverzekering voor jou én je gezin - 32 vakantiedagen - 2 dagen thuiswerk en glijdende uren - Fietsleasing - Maaltijdcheques (8) & Ecocheques - Kleine attenties met Pasen, sinterklaas & kerst - Een warme, informele werksfeer waar je jezelf kan zijn. - Een internationale omgeving met respect voor jouw work-life balance. - En last but not least: leuke teamactiviteiten, vrijwilligersdagen, en een topteam! We kijken ernaar uit om van je te horen! Duik in de Grundfos wereld via LinkedIn of via Youtube. Tot snel! Information at a Glance Job details Workplace: Hybrid (office and home-working) Job Location: Kontich, Antwerpen, Belgium Contract Type: Full-Time Employment Type: Regular