Niveau d'études
Secondaire supérieur
Degré
Assistant
Lieu d'embauche
DGJ - DSU - NATIONAL TECHNICAL SUPPORT UNIT
Avenue de la Cavalerie 2, 1040 Etterbeek
Date limite d'inscription
Nombre maximum d'inscriptions
15
Numéro de référence
125895/S6T
Description d'emploi
RAISON D'ETRE DE LA FONCTION
Sous la direction du Commandement NTSU, le membre de la Cellule Administrative et Logistique exécute des tâches de nature administrative, logistique et technique.
DESCRIPTION DE LA FONCTION
En tant que gestionnaire de dossiers, établir et/ou analyser et/ou contrôler des dossiers suivant la règlementation ou les procédures en vigueur afin de pouvoir tirer une conclusion basée sur tous les éléments et garantir la prise de décision ou la finalisation du dossier.
Exemples des tâches :
* Recevoir le dossier ou des informations en rapport avec celui-ci ;
* Recueillir des informations ou des clarifications auprès de différentes sources ;
* Rechercher des informations dans différents fichiers ;
* Vérifier si l'information dans le dossier est complète et correcte ;
* Exécuter les étapes prévues du dossier suivant les procédures ou règles ;
* Compléter des documents suivant la réglementation ou les procédures en vigueur ;
* Proposer des alternatives pour la suite du traitement du dossier.
En tant que gestionnaire de données, consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs bases de données internes et/ou externes afin de disposer de tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement du dossier et mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.
Exemples des tâches :
* Augmenter le degré d'accessibilité du classement (étiquettes, table des matières, structure des dossiers,...).
* Analyser et/ou contrôler les données introduites ou à introduire.
* Créer des rapports et des listes sur base de la banque de données.
* Ordonner des données et les attribuer aux catégories du fichier informatique ou de la banque de données.
* Consulter les différentes bases de données de gestion du personnel pour assurer un traitement correct de la
demande du membre du personnel.
En tant que soutien logistique, réaliser des tâches et activités logistiques suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale des moyens logistiques mis à la disposition de l'entité.
Exemples des tâches :
* Gérer les stocks et les commandes des consommables.
* Tenir à jour les inventaires du matériel.
* Assurer la réception, le stockage, la livraison et l'entretien du matériel et/ou des pièces d'équipement.
* Gérer le parc automobile.
* Réserver ou prévoir le matériel logistique pour le service.
* Effectuer des tâches administratives liées à la logistique.
En tant que soutien administratif, réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité, et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires.
Exemple de tâches :
* Pouvoir rédiger les documents nécessaires pour le suivi du matériel
* Veiller à la mise en forme des documents en rapport avec la logistique
* Faire des copies et composer des dossiers de documentation, des dossiers logistiques des membres du personnel, du parc de véhicules, …
En tant que personne de contact, répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d'une réponse à leur demande.
Exemples des tâches :
* Répondre au téléphone et transférer l'appel vers les personnes ou les services spécialisés.
* Renvoyer les 'clients' vers les personnes/services compétents.
* Répondre aux demandes d'information de clients internes ou externes par téléphone ou par mail.
* Réceptionner et transmettre des messages.