Fonction
Il s’agit d’une fonction de terrain. Les flux et processus sont continus et concernent un nombre important d’étudiant·es, d’académiques et d’assistant·es. Les tâches à réaliser sont nombreuses.
La/le gestionnaire sera chargé·e :
1. de gérer l’ensemble du flux lié aux encadrements (travaux pratiques, travaux dirigés, exercices pratiques, monitorats) pour le Q1 et le Q2 de chaque année académique. Ceci consiste à :
- créer les horaires des séances
- réserver les locaux
- attribuer les horaires aux assistant·es
- gérer la page Moodle et l’inscription des étudiant·es
- assurer la maintenance et le suivi des différentes modifications
2. d’assurer la gestion du processus relatif à l’évaluation des enseignements, en coordination avec l’Administration de l’enseignement, pour le Q1 et le Q2
3. de soutenir le processus de confection et gestion des horaires de cours
4. d’établir le tableau des surveillances d’examens pour les trois sessions de chaque année académique et assurer le suivi auprès des assistant·es et des titulaires de cours
5. d’assurer le suivi administratif de la procédure relative aux copies d‘examen, pour les trois sessions
6. d’assurer, le cas échéant, le back up et/ou la gestion d’autres processus liés à l’enseignement (à définir)
Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises
7. Diplôme de niveau bachelier (graduat).
8. Bonne maîtrise des outils informatiques (FileMaker Pro, MS Office dont Excel). La connaissance des applications administratives de l’UCLouvain (OSIS, Moodle, ADE Soft) constitue un atout. A défaut, disposition à acquérir les compétences attendues.
9. Capacité à gérer un grand nombre de données, rigueur et précision.
10. Sens de la planification et respect des échéances (contraintes notamment liées au calendrier académique).
11. Capacité à travailler dans l’urgence – souplesse dans l’organisation du travail.
12. Capacité rédactionnelle et excellente orthographe.
13. Sens de l’organisation, autonomie et sens du travail en équipe.
14. Esprit de service, sens des contacts (étudiant·es, académiques, assistant·es).
15. Sens des responsabilités. Fiabilité.
16. Excellente connaissance des programmes de la Faculté (à acquérir).
17. Compréhension et respect des règlements et procédures (à acquérir).
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.
Notre offre
18. Une rémunération évolutive basée sur les de la Fédération Wallonie Bruxelles ;
19. Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
20. Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
21. Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
22. L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
23. La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
24. Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
25. Et plus encore, consultez notre page « Avantages » .