BESTAANSREDEN VAN DE FUNCTIE
Administratieve en organisatorische ondersteuning bieden aan de entiteit, partners en klanten om op vertrouwelijke wijze bij te dragen aan het correcte verloop van de dagelijkse activiteiten van de entiteit.
Nauw samenwerken en communiceren met de rechtstreekse hiërarchie.
A. Als Administratieve ondersteuning administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.
Voorbeelden van taken:
- Een reeks administratieve taken uitvoeren met betrekking tot de opvolging van de entiteit (ontvangen van inkomende en uitgaande oproepen, inkomende en uitgaande post, maken van afspraken voor klanten, opstellen van standaardbrieven, opleiding, enz.) ;
- Zorgen voor de organisatie van vergaderingen, de betrokken personen uitnodigen, de zaal reserveren en zorgen voor de nodige voorzieningen (drank, IT-materiaal, enz.) ;
- Deelnemen aan vergaderingen en indien nodig notulen opstellen om de betrokkenen te informeren over de genomen beslissingen en de te ondernemen acties ;
- De agenda beheren, zowel wat betreft het plannen van bezoeken als de aanwezigheid van de medewerkers en uit te voeren werkzaamheden ;
- Het werk dagelijks correct plannen en organiseren en uitvoeren in overeenstemming met de algemene planning van de entiteit en de verwachtingen van de klant, om te anticiperen op de drukke periodes ;
- ...
B. Als Dossierbeheerder dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.
Voorbeelden van taken :
- De geplande fasen van het dossier uitvoeren volgens de geldende procedures of regels en deze aanvullen in de correcte IT-applicaties ;
- Controleren of de informatie in het dossier volledig, correct, consistent en coherent is, informatie of verduidelijkingen uit verschillende bronnen verzamelen en de dossiers vervolledigen ;
- De regelgeving correct toepassen, met name de termijnen respecteren, en gerelateerde problemen identificeren en analyseren ;
- Oplossingen uitwerken op basis van de informatie in het dossier ;
- Het dossier doorsturen naar de betrokken entiteit of dossiers klasseren die al zijn verwerkt maar nog steeds actief zijn ;
- ...
C. Als Gegevensbeheerder gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.
Voorbeelden van taken :
- Informatie analyseren en controleren op consistentie ;
- Indien nodig aanvullende informatie zoeken bij verschillende bronnen en gegevens aanvullen op basis van opzoekingen ;
- De aankomst en het vertrek van informatie beheren ;
- Informatie en documenten klasseren ;
- De toegankelijkheid van informatie, gegevens en documenten verbeteren ;
- De gegevensbanken bijwerken qua inhoud en/of vorm ;
- De kwaliteit en toegankelijkheid van geklasseerde documenten, dossiers of informatie controleren ;
- ...
D. Als Contactpersoon antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.
Voorbeelden van taken :
- Externe en interne klanten verwelkomen, informeren, adviseren en helpen in zaken die onder de bevoegdheid van de entiteit vallen en hen spoedig doorverwijzen naar de betrokken interne of externe entiteit/personeelsleden, op basis van een goede analyse van hun verzoek, waarbij de gemaakte keuzes bij de behandeling van het dossier worden gemotiveerd ;
- Vragen of klachten ontvangen, de aard ervan onderzoeken en aanvullende informatie verzamelen ;
- Reageren op verzoeken van een interne en/of externe klant met betrekking tot een zaak en ondersteuning bieden aan collega's op een bepaald technisch gebied ;
- De betrokken partijen op de hoogte houden van de situatie ;
- De toegang tot informatie vergemakkelijken voor aanverwante diensten (informatie centraliseren) ;
- Interne of externe klanten verwelkomen, begeleiden en informeren over de werking en de aangeboden entiteiten ;
- ...