Je verantwoordelijkheden :
* Je onthaalt externe bezoekers en zorgt voor een warm welkom.
* Je staat in voor de coördinatie van kantooractiviteiten, waaronder agenda's, vergaderruimtes en het plannen van zakelijke evenementen, trainingen en bijeenkomsten.
* Je staat in voor het beheer van administratieve processen: inkomende en uitgaande communicatie, correspondentie en dossiers.
* Je ondersteunt het managementteam bij rapportages, notuleren en het voorbereiden van presentaties.
* Je kijkt toe op de naleving van ons kantoorbeleid en de bijbehorende procedures. Je adviseert medewerkers over kantoorgerelateerde kwesties.
* Je ondersteunt HR en Marketing in praktische en organisatorische taken o.a. door het faciliteren van interne communicatie over kantooractiviteiten, evenementen, …
* Je staat in voor de organisatie van reizen en biedt logistieke ondersteuning hierin (vluchten, hotels, vervoer).
* Je fungeert als aanspreekpunt voor iedereen binnen de organisatie met betrekking tot facility en staat in voor het beheer van facilitaire diensten: kantoorbenodigdheden, apparatuur, postverwerking, schoonmaak en inrichting. In dit kader beheer je ook de inkoopprocessen en beheer je het kantoorbudget: offertes aanvragen, bestellingen plaatsen en leverancierscontact onderhouden.
* Je biedt ondersteuning bij ad-hoc projecten en denkt mee na en reikt verbetervoorstellen aan ter optimalisatie van de administratieve processen.
Je beschikt over het volgende profiel :
* Je beschikt over een zeer goede kennis van Nederlands, Frans en Engels. Dit zowel schriftelijk als mondeling.
* Je bent sociaalvaardig, communicatief en een echte teamplayer.
* Je bent bekwaam in professionele telefoonbehandeling
* Je werkt nauwgezet, zelfstandig en stressbestendig. Voor elk probleem weet jij in no-time wel een oplossing te vinden!
* Je bent flexibel en proactief en deinst niet terug om initiatief te nemen waar nodig.
* Je bent sterk in plannen en organiseren
* Je beschikt over een eerste ervaring en/of een diploma in Office Management.
* Je bent voltijds beschikbaar en deinst er niet voor terug om dagelijks aanwezig te zijn op ons kantoor.
* Je beschikt over een administratieve opleiding of gelijkwaardige ervaring ;
* Je hebt een goede kennis van Microsoft Office-toepassingen ;
* Je werkt nauwkeurig en georganiseerd ;
* Je communiceert vlot in het Nederlands en je hebt een goede kennis van het Frans;
* Je bent flexibel en kan goed omgaan met deadlines.
* Na een succesvolle interimperiode de mogelijkheid voor een vast contract.