L'objectif principal de cette fonction est de fournir un soutien administratif à l'enseignement et au décanat de la faculté. Le candidat sélectionné assumera les responsabilités suivantes :
Fonction
* Support administratif à l'enseignement :
o Pour les Masters en enseignement des sections 4 et 5 :
+ Rôle d'interface entre la faculté EDUC, les Hautes Ecoles, les facultés associées et les services centraux pour l'organisation des cours ;
+ Service d'informations pour les Hautes Ecoles ;
+ Suivi des contrats des collaborateurs·trices pédagogiques intervenant dans les cours transversaux ;
+ Support administratif pour l'école et la gestion des programmes ;
+ Horaires des cours et examens.
o Pour les Masters en enseignement des sections 1 à 3 :
+ Support administratif pour l'école et la gestion des programmes ;
+ Support pour les horaires cours et examens.
o Pour la faculté : un soutien à l'offre facultaire,
+ Suivi de la maintenance du catalogue des formations et l'encodage de cahiers de charge et fiches descriptives de cours ;
+ Mise à jour des mandats des responsables académiques et des jurys restreints.
* Support administratif au décanat de la faculté :
o Préparation et organisation de réunions ; ainsi que gestion de documents (classement et archivage) ;
o Soutien dans des processus facultaires liés à la gestion du cadre (attributions de cours, recrutement des assistant·es, …) ;
o Soutien ponctuel aux collègues de l'équipe administrative en cas de surcharge ou d'absence.
Ce contrat pourrait éventuellement être complété pour arriver à un temps plein (10% en contrat à durée déterminée).
Qualifications et aptitudes requises
* Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en secrétariat de direction ou expérience équivalente ;
* Parfaite maîtrise du français (à l'oral et à l'écrit) ;
* Maîtrise des outils bureautiques : aisance dans l'utilisation des outils courants (Word, Excel, SharePoint) et des applications informatiques administratives (ADE Expert, EPC, OSIS) ou disposition à en acquérir la maîtrise ;
* Aptitude à la planification et à l'organisation : anticipation, autonomie, gestion des priorités, gestion simultanée de plusieurs dossiers ;
* Capacité d'anticipation mais aussi d'adaptation aux situations nouvelles ;
* Qualité du travail, fiabilité et rigueur ;
* Qualités d'accueil, de communication et de contact ;
* Intérêt pour le travail en équipe et sens de la solidarité ;
* La connaissance du fonctionnement de l'institution est un atout.
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.
Bénéfices
Pour toute information supplémentaire, n'hésitez pas à nous contacter.