Fonction
Sous la responsabilité du Président d’Institut et par délégation de la coordinatrice administrative d’Institut, le/la titulaire de la fonction aura pour fonctions principales :
Le/la secrétaire de recherche assure le support administratif et logistique de proximité pour des équipes de recherche d’un centre :
1. Accueil, la gestion du courrier,
2. Organisation des événements et activités du centre (réunions, séminaires, colloques, …) : réservation salles, communication (annonce et diffusion), catering, matériel divers ; l’organisation des défenses de doctorat ;
3. Prise en charge de l'accueil des chercheur·es/visiteurs·euses/stagiaires (internes et externes) ;
4. Aide pour l'organisation des déplacements des membres de l'équipe ;
5. Contribution à la gestion de l'information : distribution du courrier ; mise à jour du site web ; rédaction de news ; gestion de la communication numérique ; maîtrise des outils numériques (organisation de réunions à distance) ;
6. Maintenance du stock de fournitures de bureau ; de l’attribution des bureaux ; du bien-être des chercheur·es ;
7. Gestion du matériel de secrétariat (imprimantes, fax, photocopieuses) et le traitement de
premier niveau de menus problèmes (p.ex. panne de photocopieuse) ;
8. Participation à la préparation des rapports d’activité du centre (collecte des informations)
9. Support des académiques pour les achats, en interaction avec les gestionnaires logistiques et comptables ;
10. Classement et archivage
11. Contribution à l’animation du centre ; participation aux réunions du centre ; rédaction de PV.
Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises
12. Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en secrétariat ou autre avec une solide expérience dans des matières administratives
13. Capacités rédactionnelles
14. Maîtrise de l'outil bureautique (suite Microsoft Word, Excel,...)
15. Facilité à acquérir les outils informatiques développés par l'UCLouvain
16. Capacité à gérer, avec précision, plusieurs tâches en même temps
17. Sens des responsabilités, polyvalence, autonomie
18. Capacité de gestion des priorités
19. Capacité à travailler seul·e et en équipe
20. Facilités communicationnelles / sens de la diplomatie
21. Rigueur, fiabilité et discrétion
22. Esprit de synthèse et capacité d'analyse
23. Flexibilité au niveau de l'horaire (réunions d'équipe) et des congés afin d'assurer la continuité du centre de recherche
24. Des notions d'anglais, de néerlandais et d’espagnol seraient un atout.
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.
Notre offre
25. Une rémunération évolutive basée sur les de la Fédération Wallonie Bruxelles ;
26. Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
27. Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
28. Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
29. L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
30. La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
31. Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
32. Et plus encore, consultez notre page « Avantages »