Assistant de Direction - Spécialiste des Ressources Humaines
L'objectif principal consiste à fournir un soutien administratif au Directeur Général et aux autres services nécessitant un tel soutien.
Ces tâches incluent :
* Traitement et diffusion de l'information : filtrer et traiter les communications téléphoniques, les courriers et les mails de manière à assurer une circulation et compréhension optimale des informations entre la Direction, le personnel et/ou les relations externes.
* Gestion de documents : rédiger, dactylographier, synthétiser, mettre en page, traduire et diffuser les différents documents, réaliser des tableaux de statistiques et des tableaux de bord administratifs (tableaux Excel, rapports Word, présentations PowerPoint, etc.), préparation de dossiers divers, gestion des attestations (initiales, renouvellements, …), des documents de fin de chantiers.
* Gérer l'agenda du Directeur Général et de son équipe : rendez-vous, convocations, ..., organiser les réunions (réservation, intendance, dossiers et documentation, accueil visiteurs, ...). Prise de notes et rédaction des procès-verbaux de réunion.
* Classer et archiver l'ensemble des documents (papier et électronique) du bureau ou des services. Apporter un support administratif au Directeur Général ainsi qu'aux autres services si nécessaire.
* Organisation d'événements pour la Direction, les équipes et/ou la totalité du personnel selon les circonstances : proposition d'activité(s), réservation(s), communication, invitations, débriefing.
* Communication interne / externe : collaboration avec l'équipe marketing et communication pour les mises à jour d'informations internes – liste téléphone, calendrier, contacts … - et annonces internes ou externes, relais en interne des demandes issues de l'entreprise et/ou du Groupe.
* Collaboration avec les équipes internes : gestion ou participation à la gestion de projets pour mise en place de processus, procédures, documents, … internes selon les demandes, en collaboration avec les équipes Comptabilité, RH, Etudes, QHSE, Production, Admin, Achats, Contrôle de gestion, … de l'entreprise et/ou d'autres entités du Groupe.
* Gestion courante du bureau : commandes de matériel de bureau, gestion du courrier entrant, gestion des salles de réunion partagées, imprimés internes (agendas, cartes visite, …).
Ressources requises
* Une formation supérieure en secrétariat est nécessaire. Une première expérience dans une fonction d'assistant(e) de direction serait un atout.
* Excellentes capacités de rédaction et de synthèse.
* Bon sens des priorités et excellent relationnel.
* Discrétion totale.
* Rigueur et grand sens des responsabilités.
Compétences techniques requises
* Maitrise parfaite du français à l'oral comme à l'écrit.
* Maitrise de MS-Office.
* Maitrise de l'allemand à l'écrit et à l'oral.
* Maîtrise du luxembourgeois est un atout.
* Toute autre langue étrangère est bienvenue.
Avantages de l'offre
* Salaire attractif.
* Avantages extra-légaux.
* Opportunités de formation continue interne/externe.
* Fonction polyvalente au sein d'un environnement dynamique de travail et d'une entreprise attentive à l'humain.