Profil de compétences
Conditions générales de participation aux épreuves de sélection :
* Être de nationalité belge, lorsque les fonctions à exercer comportent une participation, directe ou indirecte, à l’exercice de la puissance publique et qui ont pour objet la sauvegarde des intérêts généraux de la Commune ou du CPAS, ou, dans les autres cas, être belge ou ressortir d’un Etat membre de l’Union européenne ou de l’EEE ou ressortir de la Confédération suisse ou en possession d’un titre de séjour valable et d’un permis de travail pour les extra-communautaires.
* Jouir des droits civils et politiques, ne pas s’être rendue ou rendu coupable de faits notoirement connus de nature à ternir la dignité de la fonction, être de conduite, de vie et de moralité irréprochables en présentant un extrait de casier judiciaire. Si des condamnations y figurent, elles doivent être justifiées lors de l’entretien oral et considérées sans incidence sur l’exercice de la fonction.
* Posséder le(s) titre(s) d’études exigé(s) et/ou justifier, éventuellement, en rapport avec le grade et/ou la fonction, d’une expérience (en ce compris sa durée) jugée utile par l’Autorité compétente.
* Avoir une connaissance de la langue française jugée suffisante au regard de la fonction à exercer.
* Posséder les aptitudes physiques exigées pour la fonction à exercer sur base d’un certificat médical.
Savoirs
* Être titulaire d’un diplôme d’enseignement supérieur de type court en secrétariat de direction ou assistanat de direction ou disposer d’un diplôme d’enseignement supérieur de type court et posséder une expérience de minimum 2 ans en secrétariat de direction, assistanat de direction ou en comptabilité est obligatoire.
* Disposer du permis de conduire B manuel est obligatoire (pour se rendre sur les différents sites).
* Maîtriser les logiciels de la suite Office et savoir s’adapter à divers outils informatiques.
* Avoir une bonne connaissance du service public, de l’administration locale et de ses procédures est un atout.
Savoir-faire
* Maîtriser l’orthographe et les techniques de rédaction (prise de notes, procès-verbaux, rapports, correspondance, etc.).
* Communiquer avec clarté à l’oral et à l’écrit.
* Organiser son travail en tenant compte des priorités et des instructions.
* Accomplir un travail de qualité avec rigueur et précision dans les délais impartis.
* Être capable de collaborer et communiquer avec ses collègues et sa hiérarchie.
* Être capable d’agir, dans les prérogatives de sa fonction, à l’amélioration de l’accomplissement de sa fonction.
* Faire preuve d'autonomie et de résistance au stress.
Savoir-être
* Adhérer aux valeurs de l'administration communale que sont la bienveillance, l'utilité et l'efficacité.
* Ne pas s'être rendue ou rendu coupable de faits notoirement connus et de nature à ternir la dignité de la fonction.
* Respecter les horaires, la ligne hiérarchique et la confidentialité des dossiers.
* Démontrer un esprit méthodique et organisé et développer un esprit d’analyse.
* Entretenir des relations positives et faire preuve de facilités de contact et de communication.
* Faire preuve de sens du service public.
* Pouvoir prendre des initiatives et des responsabilités dans le cadre de sa fonction.
* Développer une capacité d’adaptation aux contextes changeants, aux imprévus et aux demandes variées.
Monographie de fonctions
Contexte de la mission
Le service Jeunesse, faisant partie du département Education citoyenne, est composé de 2 cellules et œuvre quotidiennement au bien-être des enfants et des jeunes.
En tant que secrétaire, la personne assure le secrétariat général du service Jeunesse, en soutien direct aux responsables du service, afin de garantir la continuité administrative, logistique et financière des activités, et de contribuer à la bonne mise en œuvre des projets du service.
Missions principales
Gestion administrative
* Gérer le courrier entrant et sortant du service.
* Organiser les réunions, assurer la prise de notes et rédiger les procès-verbaux.
* Rédiger divers comptes rendus, rapports et courriers.
* Assurer la permanence téléphonique, la prise de messages et l’accueil du public.
* Tenir et suivre différents plannings (activités, commandes).
* Gérer et classer les archives du service.
* Tenir à jour un registre des procédures relatives aux activités du service.
Gestion financière
* Assurer la gestion, la supervision, le contrôle et le suivi des dossiers financiers ou opérations financières du service.
* Rédiger et suivre les bons de commande, factures, notes de crédit et paiements en lien avec le département Gestion financière.
* Centraliser, traiter, rédiger, classer et archiver les documents financiers.
* Coordonner les dépenses ordinaires générales du service et superviser les recettes.
* Contrôler et signaler les droits constatés et avis de recettes au département Gestion financière.
* Superviser les opérations financières des cellules du service (PARF, évènements).
Soutien à la direction
* Compiler, structurer et mettre en forme les documents nécessaires à l’élaboration des rapports d’activités, diagnostics, documents stratégiques et autres dossiers du service.
* Réaliser toute autre mission confiée par la direction du service.
Logistique et soutien opérationnel
* Gérer l’économat du service (commandes, justifications, tri, gestion des demandes) en collaboration avec le service Ressources logistiques.
* Apporter un appui ponctuel à la coordination et/ou à la gestion des événements proposés par le service Jeunesse.
Nous offrons
Contrat
Type de contrat : un contrat à durée indéterminée à mi-temps au sein de l’administration locale la plus attractive de Belgique
Régime du travail : 19 heures/semaine
Lieu du travail : Namur (Hôtel de Ville)
Horaire variable du lundi au vendredi : Arrivée entre 07h00 et 09h00 - Pause entre 12h00 et 13h30 - Départ entre 15h30 et 17h30
Vacances annuelles
Nombre de congés annuels à mi-temps :
* Congés annuels : 13 jours
* Vacances annuelles extra-légales : 25 jours (en moyenne)
Salaire (à titre d'information)
Salaire annuel brut à mi-temps d’une agente ou d’un agent D6 (diplôme de l'enseignement supérieur de type court) à l'indice actuel :
* Sans ancienneté : 16.993,18€
* Avec 10 ans d'ancienneté : 21.701,91€
Salaire annuel brut à mi-temps d’une agente ou d’un agent B1 (diplôme de l'enseignement supérieur de type court en secrétariat de direction ou assistanat de direction) à l'indice actuel :
* Sans ancienneté : 18.939,76€
* Avec 10 ans d'ancienneté : 21.938,76€
L’Administration communale valorise l’entièreté de l’ancienneté du secteur public. Elle peut également valoriser certaines années d’ancienneté (10 ans maximum) accomplies dans le secteur privé ou comme chômeur mis au travail ou comme stagiaire ONEM ou à titre d’indépendant à condition que la fonction précédemment exercée soit en lien direct avec la fonction proposée dans notre offre d’emploi.
Une analyse sera effectuée sur base des attestations d’occupation de vos précédents employeurs et de votre profil.
Avantages
* Une assurance groupe (2ème pilier de pension) à hauteur de 3% du salaire brut annuel
* Un pécule de vacances fixé à 92% du salaire brut
* Un titre-repas par prestation de 7,15€ (valeur faciale)
* Gratuité des transports en commun pour les déplacements du domicile au lieu de travail : (bus, train, téléphérique)
* Prise en charge de l’abonnement combiné SNCB, avec le parking de la gare de départ et prise en charge de l'abonnement pour le P+R de Bouge. Des tarifs préférentiels seront accordés pour les autres P+R ainsi que pour le parking de Namur Expo (attention, aucun autre parking n'est mis à disposition)
* Un remboursement de 0,36€/km parcouru en vélo
* Possibilité de télétravail