Over de rol
Meliopus is op zoek naar een Administrative Support Officer die instaat voor de dagelijkse operationele ondersteuning van onze ondersteunende domeinen (finance, HR, fleet, …).
Je bent een betrouwbare spilfiguur achter de schermen en zorgt voor een tijdige en nauwkeurige realisatie van de administratie rond finance, HR en algemene werking.
Je werkt nauw samen met en rapporteert aan de Finance & HR verantwoordelijke en fungeert als centraal aanspreekpunt voor collega’s bij praktische vragen.
Deze rol is essentieel voor de efficiënte & mensgerichte werking binnen Meliopus. Je standplaats is Asse, met een verwachte aanwezigheid van 3 à 4 dagen per week.
Wat je zal doen als Administrative Support Officer
Bij Meliopus geloven we dat goede ondersteuning het verschil maakt. Jij draagt hier concreet aan bij door:
Algemene ondersteuning
* Eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externe partners
* Beheren en verwerken van interne tickets
* Administratief beheer van IT-licenties
* Opvolging van GDPR-verplichtingen
* Diverse administratieve taken ter ondersteuning van de organisatie
Finance
* Inboeken, controleren en verwerken van inkomende facturen
* Beheren van de finance-mailbox en prioriteiten signaleren
* Opvolgen van freelancecontracten en maandelijkse facturatievoorstellen
* Plaatsen en opvolgen van bestellingen
* Ondersteunen bij financiële opvolging van projecten
HR
* Administratieve onboarding van nieuwe medewerkers
* Opvolging van opleidingen en inschrijvingen
* Dagdagelijkse personeelsadministratie
* Voorbereiding en opvolging van de maandelijkse loonafsluiting
* Behandelen van vragen van medewerkers
Fleet
* Operationele ondersteuning bij het beheer van het wagenpark
* Organiseren van wagenwissels
* Opvolgen van schadegevallen
Wie jij bent
* Je beschikt over een bacheloropleiding (of gelijkwaardig door ervaring), met affiniteit voor administratie, finance en HR.
* Je bent administratief sterk en haalt energie uit ontzorgen
* Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en autonoom
* Je gaat discreet en correct om met vertrouwelijke informatie
* Je bent proactief, communicatief en oplossingsgericht
* Je schakelt vlot tussen verschillende taken en prioriteiten
* Je voelt je comfortabel in een ondersteunende rol binnen een groeiende organisatie
Kennis en vaardigheden
* Zeer goede kennis van MS Office
* Basiskennis boekhouding en HR is een duidelijke plus
* Affiniteit met digitale tools en systemen
* Je communiceert vlot in Nederlands en kan je goed uitdrukken in Frans en Engels
* Rijbewijs B
Zo pas je bij Meliopus
* Je kan niet wachten om mensen verder te helpen met hun vragen. Je beschikt over een groot empathisch vermogen en anticipeert naadloos op de behoeften van klanten. #Mensenmens
* Je hebt een heldere visie en kan die vlot vertalen naar verbeterpunten. #Visionair
* Autonomie is key. Je hebt voldoende ervaring om zelfstandig taken op te volgen, binnen duidelijke afspraken en overlegmomenten. #Doener
Waar kan je bij Meliopus op rekenen?
* Een marktconforme verloning gelijkgesteld aan je ervaring en competenties. Daarnaast krijg je de vrijheid om – in lijn met het cafetariaplan – zelf je pakket aan extralegale voordelen samen te stellen.
* Een inspirerende werkomgeving waar je voluit de kans krijgt om mee aan ons verhaal te schrijven.
* Continue bijscholing met onder meer opleidingen, beursbezoeken en abonnementen op boeiende vakliteratuur.
* De nodige menselijke en digitale support die je job zoveel mogelijk faciliteren. Ons team staat paraat om je te ondersteunen met raad en daad.
* Jij bent baas over je eigen agenda en plant flexibel je werkuren in.
* Work hard, play hard! We komen iedere maand met het hele team samen voor een gezellig drankje en eventueel een hapje. Zo nu en dan organiseren we ook uitgebreidere teambuildings.
Over Meliopus
We zijn een agency met focus op workplace design, operational facility management & facility consulting. Onze visie? We geloven dat een gezonde en gelukkige mens in een gezonde werkomgeving aan de grondslag ligt van elke succesvolle organisatie. En dat geldt natuurlijk ook voor ons eigen team, waar collegialiteit en integriteit centraal staan.
Heb je een mensgerichte en duurzame mindset? Ben je wel fan van een feedbackcultuur en communiceer je graag op een directe en transparante manier? Hou je van een sporadisch drankje na de werkuren? Dan ben jij helemaal welkom!
Voel je de match met Meliopus? Stuur dan zeker je motivatiebrief en cv naar hello@meliopus.be