Functieomschrijving
1. Je fungeert als administratief aanspreekpunt voor de werking: opnemen en beantwoorden van telefonische communicatie verwerken en opvolgen van e-mails
2. Je staat in voor administratieve verwerking: beheren van inschrijvingen via diverse kanalen en online systemen opvolgen en verwerken van gegevens (Excel, lijsten, databanken) administratieve ondersteuning van activiteiten en projecten
3. Je ondersteunt collega’s bij: praktische en logistieke organisatie van STEM- en wetenschapscommunicatie-activiteiten administratieve opvolgingen allerhande
4. Je verzorgt de administratieve communicatie rond activiteiten (bevestigingen, praktische info, opvolgmails).
5. Je denkt proactief mee en neemt initiatief om administratieve processen efficiënter te laten verlopen.
6. Je helpt bij de opmaak, verwerking en opvolging van enquêtes en evaluaties.
7. Je draagt wetenschapscommunicatie en STEM uit als vrije tijds initiatief;
8. Je promoot de activiteiten via diverse (sociale) media;
9. Je biedt ondersteuning bij de organisatie van activiteiten en wetenschapscommunicatie & STEM-evenementen, zowel administratief, logistiek als promotioneel.
Profiel
10. Je beschikt over een diploma secundair onderwijs of graduaatsdiploma;
11. Je hebt een sterke administratieve ingesteldheid en werkt graag ondersteunend;
12. Je schrikt niet terug van repetitieve administratieve taken en werkt nauwkeurig;
13. Je hebt een goede kennis van Microsoft Office, in het bijzonder Excel;
14. Wie wenst in te gaan op deze vacature via een TAO in een ander onderwijsniveau, kan dit enkel wanneer de opdracht binnen VIVES 35% of meer bedraagt en bovendien binnen het statuut, dus niet als contractuele gastprof.
Functiespecifieke competenties
15. Je werkt mediawijs en kan vlot digitale middelen inzetten om samen te werken.
16. Een systematische manier van werken blijkt uit jouw planning en organisatie. Je werkt projectmatig en denkt hierbij analytisch en logisch.
17. Jouw contactvaardigheid blijkt uit jouw inlevingsvermogen, de kunst om samen te werken en open te communiceren.
18. Je bezit vakdeskundigheid en bent bereid deze ook verder te optimaliseren.
19. Je actualiseert door vooruit te kijken en in te spelen in op ontwikkelingen in de maatschappij.
20. Je werkt nauwgezet en hebt oog voor detail.
21. Je werkt vernieuwend/innovatief.
22. Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid.
23. Je gaat constructief kritisch te werk.