Voor een groeiend bedrijf actief in de interieurinrichting van professionele klanten zoeken wij een administratief bediende backoffice met een brede interesse in projectopvolging, office management en ondersteuning van de zaakvoerder. Je wordt een essentiële schakel in de dagelijkse werking van het kantoor en de projecten.
Functieomschrijving
Je bent verantwoordelijk voor drie belangrijke domeinen binnen de organisatie:
1. Beheer mailbox & ondersteuning zaakvoerder
1. Structureren van de mailbox en opstellen van een overzichtelijke folderstructuur
2. Archiveren van historisch mailverkeer
3. Correct opslaan van bijlagen in Teams en OneDrive
4. Verzenden van e-mails in naam van de zaakvoerder
2. Administratieve projectopvolging
5. Vertalen van lopende projecten in gedetailleerde taakomschrijvingen via MS Project
6. Bijhouden van het jaaroverzicht van alle projecten
7. Coördineren van noodzakelijke vergunningen (gemeente, brandweer, enz.)
8. Opvolgen van prestaties en timing van aannemers en onderaannemers
9. Opstellen en controleren van projectbudgetten
10. Digitaal klassement van projectdocumenten: plannen, opvolging, PID’s
3. Office management & teamadministratie
11. Aansturen van de facilitaire diensten (poetsdienst, ramenwasser)
12. Dagelijkse opvolging van postverwerking en kantoororganisatie
13. Meewerken aan een optimale inrichting van kantoorfaciliteiten (vergaderruimtes, keukens, archiefkasten)
14. Signaleren van IT-problemen aan externe support
15. Bestellen van kantoorbenodigdheden (papier, toner, sanitaire producten)
16. Toezien op een veilige afsluiting van het kantoor
17. Opvolgen van tijdsregistratie voor freelancers en interimkrachten
18. Administratieve opvolging van beleidsdocumenten (o.a. Code of Conduct, NDA, GDPR)
Wat wij van jou vragen:
Wij zoeken een administratieve allrounder die:
19. Vlot en zelfstandig kan werken met MS Project (essentieel)
20. Ervaring heeft met MS Word en MS Excel
21. Nederlands spreekt; kennis van Frans en/of Engels is een plus
22. Structuur kan aanbrengen in processen en documenten
23. Graag in team werkt en communicatief sterk is
24. Proactief is in het aansturen van leveranciers en onderaannemers
Wat wij jou bieden:
25. Afwisselende functie met verantwoordelijkheid in een progressieve tewerkstelling tot voltijds
26. Werken binnen een professioneel team in een boeiende en visueel sterke sector
27. De kans om actief bij te dragen aan de groei en efficiëntie van het bedrijf
28. Een stabiele werkomgeving met ruimte voor initiatief
Interesse?