Il s'agit d'un appel à candidature interne et externe dans le cadre d'un support administratif à la seconde session d'examens 2025 (août) à raison d'une charge d'un temps plein
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans ce document. L’emploi des termes masculins est épicène
Fonction
Vous travaillerez en étroite collaboration avec l’ensemble des gestionnaires administratifs et administratives de département des départements de formation concernés par votre support administratif. Dans ce cadre, vos responsabilités couvriront la liste de tâches non-exhaustives suivantes :
* Assurer la coordination de l'impression des examens, y compris pour les étudiants à besoin spécifique (ABS)
o Assurer les vérifications, les communications et les adaptations nécessaires à la préparation des documents à imprimer;
o Gérer l'impression des examens avec leurs listes de présence et assurer leur mise à disposition selon les règles internes d'organisation;
o Gérer l'encodage des examens pour les étudiants à besoins spécifiques (ABS)
o Participer à la gestion de la boîte mail relative aux examens
o Gérer l'identification des examens : assurer les publipostages requis et l'impression des documents sur chaque enveloppe d'examens;
o Durant les jours d'examens : assurer quotidiennement les vérifications et les réadaptations le cas échéant.
* Participer à la gestion des situations d'aide et de dépannage aux surveillances d’examen
* Soutenir administrativement les gestionnaires de département dans leurs missions
Diplôme et expériences professionnelles requis
* Vous êtes titulaire d'un CESS ou d'un bachelier à orientation administrative, ou vous pouvez justifier d'une expérience professionnelle significative mettant en avant une gestion administrative au service d'un public et/ou d’une équipe de travail;
* Vous disposez d'une bonne maîtrise des outils de la suite Microsoft Office, en particulier du logiciel Excel.
Qualités attendues
* Rigueur, grand sens de l’organisation, de la planification, de l’anticipation;
* Disponibilité, flexibilité horaire et ponctualité;
* Aptitudes à travailler tant de manière autonome qu'en collaboration et en toute discrétion pour la manipulation de données confidentielles;
* Facilité à communiquer efficacement;
* Softs skills utiles à la fonction : adaptabilité, proactivité, esprit d’initiative, esprit d'équipe et gestion du stress.
Modalités d'exercice de la fonction
* Régime de travail : Temps plein (38h/semaine) flexible à partir de 7h30 et jusque 16h30 si nécessaire à partir du lundi 18 août. Possibilité de récupérer les heures supplémentaires lors de journées "creuses"
* Type de contrat : contrat à durée déterminée du mardi 5 août 2025 au vendredi 5 septembre 2025;
* Lieu de travail : la fonction s'exerce principalement sur le campus de Woluwe (Mounier 84).
Procédure de sélection
* Dépôt des motivations via la page carrière : "postuler ci-dessous"
* Screening des candidatures répondant aux critères énoncés
* Rencontre des candidat.es par une commission de recrutement