De fonction – Assistant ou Assistante administrative - Statut ACS requis
Mission principale :
Assurer le bon fonctionnement administratif et logistique de l'association, en apportant un soutien efficace à la Direction, au Conseil d'Administration et aux Equipes locales. L'assistante administrative veille à la gestion des communications, des dossiers, des finances courantes et au suivi des activités internes et externes.
Plus d'informations : tél : 02/ email :
Responsabilités et tâches principales :
1. Accueil et communication
Assurer le suivi des mails et appels téléphoniques de l'association (accueil, messagerie, orientation des demandes).
Répondre aux sollicitations des personnes en difficulté et les orienter vers les services ou interlocuteurs adéquats.
Participer à la diffusion d'informations internes et externes (notes, correspondances, rapports, procès-verbaux, bulletins, etc.).
2. Gestion administrative
Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents administratifs (rapports, procès-verbaux, bulletins d'information, convocations…).
Classer et archiver les documents (procès-verbaux, lettres entrantes et sortantes, dossiers divers).
Gérer le dossier « Membres » : suivi des adhésions, appels à cotisations et encodage des paiements.
Organiser la réservation des locaux pour les réunions du Conseil d'Administration et l'Assemblée Générale.
Collecter les rapports des équipes en fin d'année pour l'élaboration du rapport d'activités annuel.
3. Suivi comptable et financier
Encoder les dons dans le logiciel Infodons, préparer les attestations fiscales et les appels de fonds.
Suivre les factures et les introduire dans le logiciel Winbook, préparer les paiements à valider par le Conseil d'Administration.
Participer au suivi budgétaire, effectuer des recherches bancaires et collaborer régulièrement avec la fiduciaire.
Gérer les demandes de garanties locatives : collecte de documents, transmission au responsable, encodage des remboursements dans les tableaux Excel.
4. Ressources humaines
Encoder les prestations du personnel et transmettre les informations au secrétariat social.
Imprimer les documents de paie (fiches de paie, ONSS, précompte professionnel).
5. Support aux activités et à la communication
Participer à la préparation logistique et administrative des évènements de l'association.
Mettre à jour le site Internet et les supports de communication (bulletin, e-bulletin, etc.).
Gérer les commandes et le stock des fournitures de bureau.
6. Soutien aux équipes et au Conseil d'Administration
Accompagner, à la demande d'un membre du CA, les visites auprès des équipes locales pour mettre à jour leurs activités et besoins.
Assurer la transmission des informations entre les équipes, la direction et le CA.
Compétences requises :
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciels de gestion).
Excellente maîtrise du français.
Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
Bonnes capacités de communication écrite et orale.
Discrétion, sens du service et esprit d'équipe.
Profil recherché :
Statut ACS requis
Diplôme de niveau secondaire supérieur ou supérieur en secrétariat, gestion administrative ou équivalent.
Expérience souhaitée dans une fonction administrative, idéalement dans le secteur associatif.
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