Contexte
:
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38. étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
La Faculté de Philosophie et Sciences sociales est la plus importante faculté de l’Université Libre de Bruxelles. Forte de ses 6. étudiant·es, elle apporte un soutien administratif à 4 départements d’enseignement et 12 centres de recherche. Elle organise les enseignements (bacheliers, masters, masters de spécialisation et agrégation) et développe la recherche dans une majorité des disciplines de sciences humaines et sociales : sciences politiques, philosophie, histoire, histoire de l’art, archéologie, sociologie, anthropologie, musicologie, etc.
Missions essentielles :
1. Secrétariat de centre :
1. Gestion des appels et de la correspondance papier et électronique (réception, rédaction, envoi, classement)
2. Suivi administratif et logistique des activités des centres (avec l’administration facultaire, les chercheurs, etc)
3. Rédaction de lettres, documents, rapports, présentations
4. Archivage des dossiers, documents, contrats
5. Accueil, réponse aux demandes d’information et réorientation des visiteurs
6. Gestion et coordination des événements internes/externes (réservation d’hôtel, commande de petite restauration pour le catering, réservation de locaux, etc)
7. Organisation des réunions, prise de notes et rédaction des comptes rendus
8. Triage et organisation du classement de documents et dossiers
2. Gestion de la visibilité des activités de centre (selon les besoins du centre / de l’unité de recherche) :
9. Création de supports de communication et de contenu pour les activités du centre (newsletter, affiches, Mailing List, réseaux sociaux)
10. Diffusion des activités de centre à travers différents canaux
3. Gestion de la comptabilité de centre :
11. Etablissement et validation des bons dans le logiciel SAP
12. Impression des pièces justificatives relatives aux bons papiers
13. Classement des duplicatas dans les archives physiques
Profil :
14. Être titulaire d’un bachelier reconnu par la FWB dans le domaine administratif ou être titulaire d’un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif.
15. Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
16. Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Accueil - Diplômes de l'Enseignement Supérieur)
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requis :
17. Excellente expression orale et écrite en français
18. Bonne expression orale et écrite en anglais (Min niv B2)
19. Excellentes connaissances des outils bureautiques (suite Office Microsoft et suite Adobe) et des réseaux sociaux (Facebook, …)
20. Sens de l’organisation, sens du service, flexibilité et esprit d’équipe.
21. Résistance au stress, capacité à gérer de multiples tâches de façon simultanée
Atouts :
22. Connaissance de CMS et de logiciels de PAO (souhaitées)
23. La connaissance de l'Université
Nous offrons :
24. Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
25. Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe
26. Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)
27. L’accès à une formation permanente
28. Possibilité de télétravailler (1jour/semaine au bout de 6 mois à aménager selon les impératifs du service)
29. Des restaurants universitaires éthiques et durables
30. Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative