Over VMA
Jouw plek bij VMA
Ben jij administratief sterk, nauwkeurig en communicatief? Wil je meewerken aan een vlot aankoopproces én zorgen voor correcte RSZ-compliance op onze werven? Dan is deze functie iets voor jou
Over de functie
Als Administrative Assistant – Purchase sta je in voor zowel de administratieve opvolging van RSZ-verplichtingen als het ondersteunen van het aankoopproces. Je werkt nauw samen met onderaannemers, leveranciers, site supervisors, project managers en de Purchase Manager.
Je takenpakket bestaat uit:
Hoofdtaken (70%) – RSZ Compliance
Je zorgt voor een correcte administratie rond RSZ-regelgeving (o.a. Check in at Work en Art. 30bis) voor onze werven:
* Controleren en opladen van documenten van werfarbeiders
* Aanleveren van documenten op ons platform en op platformen van hoofdaannemers
* Actief opvolgen en aanmanen van onderaannemers bij ontbrekende documenten
* Analyseren en oplossen van systeemwaarschuwingen
* Meewerken aan de optimalisatie van compliance-procedures
Aankoopadministratie (30%)
Je ondersteunt het volledige aankoopproces:
* Opstellen van magazijnbestellingen op basis van info van de magazijnier
* Opmaak van werfbestellingen volgens input van Site Supervisors en Project Managers
* Inboeken van leveringen in het ERP-systeem, prijscontrole en nazicht van orderbevestigingen
* Administratief oplossen van leverings- en facturatieproblemen
* Voorbereiden of opmaken van onderaannemingscontracten op vraag van de Purchase Manager
Overleg & samenwerking
Je werkt samen met interne collega's (operationeel personeel, algemene diensten) en onderhoudt contacten met leveranciers, onderaannemers en o.a. RSZ-instanties. Je rapporteert aan de Purchase Manager.
Wat verwachten we van jou?
Profiel
* Diploma: Secundair onderwijs
* Ervaring: Niet vereist; kennis van Check in at Work of gelijkaardige administratie is een plus
* Talen: Nederlands + basis Frans/Engels
* IT-vaardigheden:
*
o ERP-ervaring is een troef
* Goede kennis van MS Office (Word, Excel)
Competenties
* Sterk communicatief
* Teamspeler
* Je volgt procedures nauwgezet
* Je werkt gestructureerd en oplossingsgericht
Hiermee laat VMA jouw motor draaien:
* Een aantrekkelijk salarispakket op basis van je ervaring, met extralegale voordelen zoals: maaltijdcheques, ecocheques, hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding…
* Een warme en collegiale sfeer, waar respect, samenwerking en menselijkheid centraal staan.
* Interne evenementen die de VMA & CFE-spirit tot leven brengen (zomerbarbecue, veiligheidsdag, fietstocht, enz.).
* Regelmatige feedback- en evaluatiemomenten om je groei te ondersteunen.
* Een opleidingsprogramma (CFE Academy) om je vaardigheden te versterken en uitdagingen veilig aan te gaan.