HUDERF - Assistant Administratif pour le Quartier Opératoire (H/F/X) - CDR - 19h/38h
La société
LHôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B.) regroupe lHôpital Erasme, lInstitut Jules Bordet et lHôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en à linitiative de la Ville de Bruxelles et de lUniversité Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que lexcellence dans la formation et la recherche. L'HUB compte 1. lits dhospitalisation et plus de 6. membres du personnel, dont ETP médecins et 3. ETP non médicaux. L'HUB a pour ambition doffrir à lensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et dévolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de lensemble .
Fonction
1. Assure un accueil et une information de qualité aux patients, leurs familles et aux professionnels de la santé
2. Identifie le patient selon les règles didentito-vigilence
3. Gestion des plages horaires des différentes disciplines (ouverture, fermeture, mise à disposition) en concordance avec la grille opératoire établie par le gestionnaire du quartier opératoire
4. Gestion quotidienne du programme opératoire, en étroite collaboration avec les intervenants concernés
5. Adaptation postfactum du programme opératoire (libellé intervention, temps opératoire, )
6. Préparation des statistiques
7. Assure la permanence téléphonique et mailing
8. Assimile et applique immédiatement les diverses modifications transmises
9. Collabore activement avec tous les autres services de lhôpital
10. Applique et respecte les instructions données par le responsable hiérarchique
11. Transmet au responsable toute information utile, incidents et plaintes concernant le fonctionnement
12. Préparation des documents nécessaires aux présentations en réunion
13. Rédaction des PVs de réunions,
14. Effectue diverses tâches administratives (commandes, copies, fax, classement, envoi de courrier etc. ),
Le/la secrétaire affecté à ce poste devra pouvoir :
15. Collaborer au bon fonctionnement du service
16. Travailler aisément en équipe
17. Gérer le stress lié à la surcharge ponctuelle de travail
18. Faire face à une patientèle anxieuse et parfois difficile
19. Savoir gérer les priorités
20. Savoir travailler en conformité aux procédures
Laccueillant suivra et appliquera obligatoirement les formations suivantes :
21. Comment gérer lagressivité et la violence du patient et de sa famille
22. Lhygiène des mains
23. Lidentito-vigilence
24. La communication
Le/La secrétaire est responsable de la bonne conduite des tâches journalières et du respect des procédures de travail mises en oeuvre.
Tout changement dans la procédure de travail sera soumis à lapprobation de sa hiérarchie (N+1).
Le/La secrétaire est en contact direct avec différents services de lhôpital : médecins, infirmiers, secrétaires, équipe de gestion des patients internationaux, archives médicales, accueil hospitalisation, facturation, travailleurs sociaux
Profil
25. Posséder un diplôme détudes secondaires supérieures ou 3 ans dancienneté dans le niveau D
Savoir :
26. Posséder une connaissance générale de lhôpital.
27. Utiliser la 2ème langue nationale (critères de réussite dexamen de Selor).
Savoir-faire :
28. Etre capable dutiliser les logiciels utilisés au quartier opératoire : Wish, BDOC, OPERA, Outlook, Intranet, Word, Excel, PowerPoint
29. Etre capable de Rechercher toute information utile à son activité professionnelle et la mettre en application. Utiliser les termes adéquats Ecrire avec une orthographe correcte Dactylographier rapidement
Savoir être :
30. Il est tenu au respect du secret médical. Il doit faire preuve de discrétion, de rigueur et de méthode et posséder le sens des priorités. La ponctualité est indispensable.
31. Il devra être disponible dans les moments où labondance de travail pourrait le réclamer.
32. Il doit être capable de sintégrer au travail en équipe et de gérer le stress engendré par une surcharge ponctuelle de travail ainsi que par des patients anxieux ou difficiles.
33. Il fera preuve dinitiative mais toutefois dans les limites de sa compétence
34. Il doit être à lécoute des patients, pouvoir répondre à leur demande et posséder le sens de laccueil et du contact humain.
Missions et valeurs
35. Il adhère aux missions et valeurs véhiculées par lHUDERF
36. Lexpérience de la diversité multiculturelle et la capacité dadaptation aux différences culturelles sont des atouts
Langue
Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposés à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité dobtenir une prime de bilinguisme SELOR de brut sous réserve de la remise du Selor Art. 10)
Offre
Un contrat de remplacement de 19h et/ou 38h semaine
37. Des avantages extra légaux :
38. Des chèques repas dune valeur de 7,30
39. Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
40. Le remboursement à % de labonnement annuel stib, une intervention de 80% dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo
41. Une prime annuelle dattractivité
42. Une allocation mensuelle de bilinguisme de brut (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10)
43. 29 jours de congé
44. De multiples opportunités de carrières au sein dun grand réseau
45. Un parcours dintégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
46. Un programme de formations qui vous permettra dévoluer tout au long de votre carrière
Modalités dintroduction des candidatures