1. Je beschikt over een bachelordiploma of je behaalt een gelijkwaardig niveau door ervaring.
2. Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie.
3. Je kan vlot werken met de courante Microsoft Office toepassingen.
4. Je communiceert vlot en professioneel, mondeling en schriftelijk, in het Nederlands en in het Engels (af en toe eens spieken in Google Translate doen we allemaal).
5. Je weet discreet om te gaan met vertrouwelijke informatie.
6. Je bent vlot en diplomatisch in de omgang en weet met verschillende belanghebbenden om te gaan.
7. Je hebt zin voor verantwoordelijkheid, neemt initiatief en bent proactief.
8. Je bent sterk in plannen, coördineren en organiseren en houdt ervan meerdere soorten taken tegelijk te behartigen.
9. Je hebt oog voor kwaliteit waarbij proactief werken centraal staat.
10. Je staat in voor de voorbereiding en de opvolging van verschillende beleids- en overlegorganen van de Groep Humane Wetenschappen onder voorzitterschap van de vicerector, voornamelijk het Groepsbestuur en de reflectiedagen. Je levert hiervoor praktisch en inhoudelijk voorbereidend en opvolgend werk. Je zorgt voor de organisatie van vergaderingen, de agenda, de verslaggeving, het inventariseren, terugkoppelen en autonoom opvolgen van genomen beslissingen en actiepunten. Hierbij is een proactieve houding essentieel: je voorkomt organisatorische problemen en wijst op potentiële inhoudelijke problemen door te anticiperen en je zoekt zelfstandig naar oplossingen die je vervolgens uitwerkt in samenwerking met de vicerector en de groepsbeheerder.
11. Je volgt de timing en voorbereiding van het Bijzonder Groepsbestuur op in nauwe samenwerking met de Personeelsdienst.
12. Je volgt de praktische afhandeling van persoonsdossiers op in nauwe samenwerking met de Personeelsdienst.
13. Je beheert de agenda van de vicerector, plant individuele afspraken en overlegmomenten, beheert en archiveert het e-mailverkeer, en stemt waar nodig af met verschillende andere secretariaten en diensten.
14. Je hebt een liaisonfunctie tussen de vicerector, de onderzoekscoördinator en de groepsbeheerder van de Groep. Dit omvat onder andere het plannen van data, opstellen van wekelijkse agenda's, en toezicht op opvolging.
15. Je werkt samen met de groepsbeheerder en de medewerkers van de groepsdiensten om beleidsinitiatieven van de Groep Humane Wetenschappen concreet gestalte en bekendheid te geven.
16. Proactief screenen en opvragen van materiaal ter voorbereiding van de vergaderingen hoort erbij. Je weet dossiers voor te bereiden rekening houdend met de genomen beleidsopties. Je bereidt nota’s en presentaties voor op vraag van de vicerector.
17. Je behandelt zelfstandig inkomende beleidsgerelateerde vragen, vaak in nauw overleg met de groepsbeheerder. Je stelt zelfstandig brieven en e-mails op die je inhoudelijk kan beantwoorden vanuit de goedgekeurde verslaggeving en reglementering. Je raadpleegt hierbij ook documenten en procedures waarvoor opzoekwerk noodzakelijk kan zijn. Hiervoor doe je een grondige kennis op van de structuur van de universiteit en de Groep Humane Wetenschappen en van de universitaire procedures en regelgeving.
In deze functie ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de vicerector Humane Wetenschappen en voor de volledige, zelfstandige afhandeling van de administratie van het secretariaat van het vicerectoraat. Ook de administratie van de overleg- en bestuursorganen op het niveau van de Groep Humane Wetenschappen behoren tot je takenpakket. In deze functie ligt de nadruk op de efficiënte organisatie en coördinatie van de administratieve processen van het secretariaat van de Groep Humane Wetenschappen.We bieden een job met veel inhoudelijke uitdagingen en afwisseling. Je komt terecht op het KU Leuven rectoraat als prachtige werkplek met fijne collega’s rondom jou. Vertrouwen, collegialiteit en kwaliteit staan daarbij centraal.
Wij beogen een voltijdse arbeidsovereenkomst (al is deeltijds zeker ook bespreekbaar) voor onbepaalde duur.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 6. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 5. Graad 7 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen.
KU Leuven biedt heel wat extralegale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer, (elektrische) bedrijfsfiets, fietsvergoeding, mogelijkheid tot telewerk, samenaankoop,…