Assistent - Onthaal en operationeel secretariaat
Rekening houdend met de eigen bevoegdheden, deelnemen aan de werking van de dienst Onthaal en operationeel secretariaat, met als doel de uitvoering van de functionaliteit “onthaal”, telefonisch beantwoorden van administratieve vragen en administratieve ondersteuning van operationele diensten.?
Functiebeschrijving
Onthaal:
1. Verzorgen van een klantvriendelijk en efficiënt onthaal:?
- Je bent het eerste aanspreekpunt van de burger;
- Ontvangen van en/of doorverwijzen van en/of informatie verstrekken aan particulieren die zich aanbieden in het korps (onthaal);?
- Verstrekken van informatie met betrekking tot politionele procedures en dienstverlening met oog op het creëren van duidelijkheid en het bereiken van een maximale klantentevredenheid;?
- Beantwoorden van telefonische oproepen;?
2. Controleren van de toegang tot het gebouw;?
3. Uitvoeren van administratieve taken (opstellen en afleveren van attesten, enz.);?
4. Behandelen en registreren van gevonden voorwerpen;?
5. Ontvangen van post(pakketten)
6. Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden
Operationeel secretariaat:
7. Beantwoorden telefonische niet-dringende oproepen en administratieve vragen;
8. Postverdeling;
9. Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)
10. Administratieve afhandeling en samenstelling van de gedelegeerde dossiers;?
11. Opstellen van (vereenvoudigde-) processen-verbaal onder de verantwoordelijkheid van een bevoegd politieambtenaar;?
- Opmaken van verliesdocumenten;
- Behandeling eenvoudige diefstallen en eenvoudige beschadigingen
12. Opstellen en afwerken van rapporten, meldingen, briefwisseling;?
13. Behandelen van kantschriften;
- Aanmaken van uitnodigingen
- Afwerken van kantschriften?
14. Verzekeren van de administratieve ondersteuning van de operationele afdelingen en diensten van het korps (administratie);?
15. Formuleren van verbeteringsvoorstellen voor de werking;?
16. Bewaken van de missie van de politiezone zoals vastgelegd in het zonaal veiligheidsplan (ZVP);?
17. Verwerven van expertise;?
18. Deel uitmaken van de brandweerploeg.?