Als management assistant is elke dag uniek. In deze job ben je hèt aanspreekpunt voor de algemeen directeur en een onmisbare spilfiguur binnen de algemene directie. Je hoofdtaak bestaat uit maximale administratieve en organisatorische ondersteuning aan de algemeen directeur en de stafdiensten. Samen met je collega zorg je voor de continuïteit in aanwezigheid, taken en verantwoordelijkheden op het directiesecretariaat. Je rapporteert rechtstreeks aan de algemeen directeur.
Een kleine greep uit je gevarieerd takenpakket:
* Met enthousiasme werk je specifieke opdrachten uit die door de algemeen directeur worden opgedragen. Je werkt hiervoor nauw samen met andere (directie)secretariaten
* Je staat beschikbaar voor de algemeen directeur als vertrouwenspersoon en als all-round support bij dagdagelijkse activiteiten
* Op een gestructureerde manier beheer je e-mails en de agenda van de algemeen directeur, volg je de afspraken hierrond op en stel je prioriteiten. Hierbij draag je vertrouwelijkheid hoog in het vaandel
* Met je organisatietalent plan je werkoverleggen en vergaderingen in, en sta je in voor de praktische organisatie van interne en externe vergaderingen (vb. zaalreservaties, uitnodigingen, enz.)
* Je bereidt agendapunten, rapporten, dossiers en vergaderingen voor en volgt deze op. Met precisie en plichtsgevoel voer je werkzaamheden uit die voortvloeien uit de vergaderingen
* Door je creatieve geest kan je interne en externe evenementen mee organiseren
* Bij een eerste ontmoeting voelt elke bezoeker zich thuis in de organisatie door je warme welkom
* Je staat ook in voor de logistieke en administratieve ondersteuning van de stafdiensten (telefonie, onthaal, agendabeheer, reserveren vergaderzalen, klassement, …)
* Als bruggenbouwer weet je te komen tot samenwerking, het opzetten van netwerken, ....
Je profiel
* Je beschikt minstens over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring
* Je hebt aantoonbare ervaring in administratie op een directiesecretariaat of in een gelijkwaardige administratieve functie die veel flexibiliteit, initiatiefname en zelfstandigheid vergt
* Je bent flexibel ingesteld en weet snel te schakelen op verschillende vlakken: zowel wat betreft werkuren, taken als communicatiestijlen. Je hebt geen 9 to 5 mentaliteit.
* Nieuwe informatie pik je snel op en je bent leergierig
* Met een grote dosis organisatietalent behoud je het overzicht, maar heb je tegelijkertijd ook oog voor detail
* Je vindt het uitdagend om zelfstandig te werken, maar bent tegelijkertijd een echte teamspeler
* Initiatief nemen, proactief reageren, anticiperen en faciliteren zijn je tweede natuur
* Je schat de invloed van je eigen handelingen of communicatie op anderen juist in. In communicatie draag je steeds de visie van de organisatie uit
Wij bieden
* Een boeiende en uitdagende job met een grote waaier aan afwisselende taken
* Een dynamische omgeving met toffe collega's die steeds voor je klaarstaan
* Een job waarin je je competenties kan ontwikkelen en veel kennis kan opdoen
* Een voltijds contract van onbepaalde duur
* Een competitief en aantrekkelijk salaris (IFIC 14) met overname van relevante anciënniteit (loon).
* Tal van extralegale voordelen zoals: groepsverzekering, maaltijdcheques van 7 euro, hospitalisatieverzekering, verzekering privé ongevallen, verzekering langdurige afwezigheid wegens ziekte, laptop, smartphone, exclusieve personeelskortingen,...
Meer info
Wens je meer informatie m.b.t. het sollicitatieproces, neem dan contact op met Romy Houbrechts op het mailadres: e-mail of op het telefoonnummer:
Heb je inhoudelijke vragen over de job mag je contact opnemen met Eveline Cox op het mailadres: e-mail of op het telefoonnummer:
De procedure:
* solliciteren kan tot en met 11/01
* cv-selectie
* testen
* sollicitatiegesprek op 19, 20 of 21 januari
We kijken er naar uit om je te ontmoeten
Over deze vacature
Regio: Genk (Provinciale hoofdzetel)
Voltijds
Solliciteren tot en met 11 januari 2026
Info of vragen?
Romy Houbrechts
HR-medewerker