Statut : Employé de l'État
Qui recrute ?
Inspection générale des finances (IGF)
L'IGF est une administration placée sous l'autorité du Ministre des Finances et sa mission principale est la préparation annuelle du Budget de l'Etat. L'Inspection émet un avis sur tous les projets dont la réalisation est susceptible d'entraîner des conséquences financières et elle peut être saisie de l'examen de toute autre question que le gouvernement juge utile de lui soumettre.
Missions
1. Travailler en étroite collaboration avec la coordinatrice administrative pour assurer un soutien efficace au secrétariat de la direction, tant sur le plan organisationnel qu'administratif.
* En tant qu'Assistant de direction, nous souhaitons vous confier les missions suivantes :
o Soutien organisationnel au secrétariat de direction :
+ Participer à l'organisation pratique des réunions, déplacements et événements internes;
+ Élaborer des plannings, convoquer les participants, réserver les salles et veiller à leur bon équipement;
+ Assurer la logistique nécessaire au bon déroulement des activités de la direction.
o Assistance administrative quotidienne :
+ Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs de la direction;
+ Fournir un appui administratif ponctuel ou régulier à la direction selon les besoins (rédaction de courriers, mise en forme de documents, gestion de courriels, etc.);
+ Collaborer avec la coordinatrice administrative pour fluidifier les échanges internes et externes.
o Gestion documentaire et suivi des dossiers :
+ Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des documents administratifs;
+ Gérer la circulation des documents entre les différentes unités organisationnelles;
+ Suivre les dossiers en cours, collecter les informations nécessaires auprès des parties prenantes internes et externes.
o Communication et support administratif :
+ Maintenir une communication fluide avec les autres services pour garantir la cohérence des actions;
+ Participer à la préparation de dossiers pour les réunions de direction.
Profil
Compétences techniques
* Excellente maîtrise des trois langues administratives (luxembourgeois, français et allemand) et de l'anglais;
* Excellente maîtrise des outils informatiques usuels (Outlook, Word, Excel, etc.) et des modes de communication (téléphone, messagerie, visioconférence, réseaux sociaux);
* Excellentes capacités rédactionnelles;
* Compétences en matière d'archivage physique et électronique.
Compétences comportementales
* Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l'information dans une synthèse complète et cohérente;
* S'organiser : Vous vous organisez en fixant les priorités, vous planifiez le travail et gérez les imprévus, vous travaillez de façon autonome en utilisant les moyens disponibles;
* Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l'objectif commun;
* Communiquer : Vous communiquez clairement à l'écrit et à l'oral, via le bon canal, vous écoutez activement et vous vous intéressez à votre interlocuteur;
* Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l'innovation, vous êtes ouvert à la diversité et faites preuves de polyvalence dans la gestion de vos missions;
* Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
* S'autodévelopper : Vous êtes capable de vous remettre en question afin d'apprendre de vos erreurs et chercher à apprendre continuellement;
* S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, assumer la responsabilité et la qualité des actions entreprises, et vous vous engagez pour le bien commun. Vous faites preuve de respect, de fiabilité, d'engagement et de discrétion absolue.
Atouts
* Connaissances sur l'organisation et le fonctionnement de l'Etat;
* Capacité d'organisation, avec une attention particulière accordée au détail et à l'exactitude;
* Aisance à travailler sous pression et en respectant les délais;
* Sens de l'accueil et de l'organisation;
* Discrétion et sens des responsabilités;
* Flexibilité et disponibilité.
Conditions d'admission
Poste d'employé de l'État
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Diplômes
Vous êtes détenteur soit du diplôme luxembourgeois de fin d'études secondaires, soit du diplôme luxembourgeois de fin d'études secondaires techniques, soit d'un certificat sanctionnant des études reconnues équivalentes.
Langues
Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité B1.
Nationalité
Vous êtes ressortissant d'un État membre de l'Union européenne.