Functie :
Als Local Quality Operator – voor een specifieke regio ROTSELAAR / AARSHOT :
1. ben je verantwoordelijk voor de opvolging van de kwaliteit van een specifieke sub-hub van waaruit de krantenrondes vertrekken naar de abonnees.
2. ben je het lokale aanspreekpunt voor de externe firma die instaat voor het distributieproces van krantenabonnementen in de SUB-HUB.
Verantwoordelijkheden :
Lokaal aanspreekpunt inzake kwaliteit in de nacht voor de externe transportfirma’s :
3. Als Local Quality Operator ga je in de nacht langs in de SUB-HUB waar de externe firma de logistieke activiteiten en de krantenrondes voorbereiden, of eventueel ook in onze eigen SUB-HUB te Kapellen.
4. Je monitort de kwaliteit van de dienstverlening zowel proactief als reactief. Je ziet er op toe dat de verschillende stappen van het verdeel- en distributieproces kwalitatief worden uitgevoerd door de externe firma’s in overeenstemming met de SLA's (Service Level Agreements).
5. Je overlegt constructief met de verantwoordelijke van de dienstverlener indien er problemen worden vastgesteld. Je adviseert en stelt verbeterpunten voor aan de dienstverleners om de kwaliteit te verbeteren. Je baseert je hiervoor onder meer op intern overleg met jouw collega’s en leidinggevende.
Je staat in voor de nodige problem solving in de nacht :
6. Bij vertragingen tijdens het transport en bij tekorten of overschotten van geleverde aantallen van de kranten, bijlagen of affiches aan de SUB-HUB doe je operationeel het nodige om in dezelfde nacht maximaal oplossingen uit te werken en te coördineren met als doel de tekorten of overschotten te corrigeren. Hiervoor hanteer je bijvoorbeeld de contactlijst van de transporteurs om bijkomende ritten of verschuivingen te bewerkstelligen indien nodig.
7. Bij grote problemen stem van je vanzelfsprekend steeds eerst af met jouw leidinggevende zodat er eventueel overkoepelend een plan van aanpak overheen meerdere regio’s kan gecoördineerd worden waar mogelijk.
Je staat mee in voor de opvolging van klachten :
8. Je staat mee in voor de opvolging van allerlei klachten en problemen aangaande de verdeling van de krantenabonnementen en zorgt binnen de afgesproken timing (binnen 48u) voor een antwoord op de klachten binnen uw regio. Deze opvolging doe je in de interne applicatie voor het abonnementenbeheer.
9. Om de oorzaak van de klachten grondig te achterhalen raadpleeg je verschillende bronnen met informatie, zoals onder meer de dagelijkse rapporteringen van de dienstverleners, of je voert hiervoor het nodige overleg met de dienstverlener om goed te begrijpen wat het probleem was. Mogelijk verplaats jij jezelf soms ook naar het adres van de abonnee waar de klachten zich herhalen, of je volgt een krantenronde mee, om zelf concreet te observeren wat het probleem is (bijvoorbeeld brievenbus afwezig, wegenwerken in de regio, of dergelijke zaken).
10. Je neemt elke dag de rapporteringen door die de externe transporteurs voor jouw regio hebben opgemaakt en neemt de gepaste acties om de problemen op te volgen die hierin gemeld worden om gelijkaardige problemen in de toekomst te vermijden.
Je bent mee verantwoordelijk voor de controles van de externe transporteurs en hun chauffeurs:
11. Je staat mee in voor de verplichte controles tijdens de nachtoperaties van de externe transporteurs op de zaken waarmee zij reglementair in orde dienen te zijn ingeval van sociale inspectie.
12. Voor bepaalde zaken zijn de controles dagelijks Er zijn ook regelmatig (aangekondigde en onaangekondigde) meer uitgebreide controles (‘audits’) uit te voeren in samenspraak met jouw leidinggevende.
13. Je volgt hierbij de checklijst en richtlijnen die vanuit het transport departement worden aangereikt. Je waakt er over dat deze controles systematisch in jouw regio correct gebeuren op alle locaties die onder jouw hoede vallen en dat de uit de controles volgende actieplannen strikt worden nageleefd.
Je ondersteunt operationeel mee bij noodplannen :
14. Je werkt in de nachtoperaties actief mee aan de goede uitvoering van de noodplannen voor verschillende mogelijke noodscenario’s en dit in overleg met jouw leidinggevende. Bijvoorbeeld laattijdige leveringen, onverwachte weersomstandigheden of milieurampen, technische of systeem storingen,… In voorkomend geval coördineer je eveneens mee de uitvoering van het betreffende noodplan (hetzij van op afstand ofje verplaatst je in de nacht naar andere locaties binnen uw regio indien nodig).
15. Indien nodig stroop je zelf mee de mouwen op en help je operationeel mee in de operaties om de logistieke activiteiten in de SUB-HUB tijdig rond te krijgen.
Rapportering :
16. Je rapporteert dagelijks aan jouw leidinggevende over het verloop van de nacht in jouw regio volgens de gemaakte afspraken en format hieromtrent.
17. Je denkt ook zelf mee na over best practices met als doelstelling om maximaal efficiënt en uniform te werken in elke regio met de externe firma’s.
18. Je ondersteunt bij de implementatie van verbeteracties en projecten in samenwerking met de centrale teams en dienstverleners.
19. Je neemt actief deel aan opvolgingsvergaderingen met jouw collega’s.
Back-up :
20. Je fungeert als back-up voor jouw collega’s ingeval van afwezigheden, ook voor aanpalende andere regio’s indien nodig.
21. De krantenabonnementen dienen 6 nachten per week worden uitgereikt Aangezien je in een werkregime van 5 nachten per week werkt, is er namelijk ook altijd een andere collega die voor de 6e nacht per week de lokale coördinatie dient op te volgen in jouw regio. De back-up planning hieromtrent wordt voorafgaand maximaal tijdig opgesteld.
Profiel :
22. Je hebt bij voorkeur reeds ervaring in de nacht
23. Je bent voldoende Nederlandstalig en Franstalig, mondelinge en schriftelijke kennis van het Engels is een sterk pluspunt voor een goede communicatie met de externe firma’s en hun chauffeurs
24. Je hebt een ‘no-nonsense’ mentaliteit en ‘can-do’ ingesteldheid
25. Je bent een operationele problem solver
26. Je beschikt over goede communicatievaardigheden om met alle betrokken partijen een goede samenwerking op te bouwen
27. Je werkt vlot met verschillende IT systemen en MS Office applicaties (zoals onder meer ook met Excel).
28. Je bent flexibel ingesteld qua werkplek en werkuren.
Uurrooster :
29. Je werkt 5 nachten per week in een 6-daags werkregime van maandag tot en met zaterdag, met prestaties van 2:00u tot 9:54.
30. Extra toelichting bij de uurrooster: Op zondag wordt er nooit gewerkt omdat er geen kranten verdeeld worden op zondag. Jouw 2e rustdag valt gevarieerd op maandag, dinsdag, woensdag, donderdag ofwel vrijdag. Op zaterdag zal je typisch wel altijd moeten werken aangezien de weekendkranten op zaterdag verdeeld worden. Wel steeds bespreekbaar en flexibel om af en toe de 2e rustdag ook eens op zaterdag in te plannen indien nodig.
31. Opmerking: er is ook mogelijkheid om deeltijds te werken, gelieve dit dan bij uw sollicitatie te vermelden.
Aanbod :
32. Je werkt op interimbasis voor een periode van normaliter 6 maanden, verlengbaar.
33. Een salarispakket volgens het barema van PC200 volgens klasse C dat rekening houdt met jouw volledige vorige beroepservaring. Bovenop jouw loon heb je tevens 20 % nachtpremie.
34. Extra legale voordelen : maaltijdcheques van 8€ per dag en tussenkomst vervoer volgen PC200.