Functieomschrijving
Als Administratief-Logistiek Medewerker ben je nauw betrokken bij elk aspect van onze divisie
“schoonloopmatten”, van orderverwerking tot transportplanning. Deze functie is dan ook een cruciale spil in het efficiënt laten verlopen van zowel de administratieve processen als de logistieke operatie, met focus op contractverwerking, routeplanning, voorraadbeheer en eerstelijns-klantenservice.
Meer concreet:
• Contractverwerking:
o Invoeren van contractgegevens in het ERP-systeem op basis van
ontvangen contracten (via sales, digitaal platform, e-mail, …)
o Controleren van contracten op volledigheid en correctheid (productspecificaties, aantallen,
leveradressen, contractvoorwaarden, …)
o Verwerken van contractwijzigingen en annuleringen.
o Signaleren van afwijkingen of bijzonderheden in de contracten
• Contractbeheer:
o Beheren van (nieuwe) contracten in het ERP-systeem
o Verzamelen en registreren van essentiële informatie, zoals de locatie van de matten
(plattegronden, plaatsbeschrijvingen)
o Voorzien in correcte en volledige documentatie
• Routeplanning en -optimalisatie:
o Communiceren met de productieafdeling over de voorbereiding van routes en deze grondig
toelichten aan onze mattenchauffeurs
o Wekelijkse opmaak van routes aan en interne bespreking ervan, met voortdurend oog voor
optimalisaties
o Continu evalueren en optimaliseren van de routes met als belangrijkste uitgangspunten
tijdsbesparing, reductie brandstofverbruik en verhoging van de klanttevredenheid
o Beheren, onderhoud en up to date houden van de Route Assistant app die alle nodige
informatie bevat voor onze mattenchauffeurs (klantgegevens, leveradressen, specifieke
instructies, ...)
• Contactpunt:
o Fungeren als aanspreekpunt voor onze mattenchauffeurs waarbij gestreefd wordt naar een
maximale, wederzijdse informatie-uitwisseling
o Proactieve contactname met klanten bij bijzondere omstandigheden zoals wijzigingen in de
planning
• Tracking & Tracing:
o Opvolgen van de leveringen door middel van track & trace systemen.
o Aanpakken van problemen bij vertragingen of andere onvoorziene omstandigheden
• Voorraadbeheer en bestellingen:
o Beheren van de voorraadniveaus en signaleren van tekorten
o Plaatsen en opvolgen van bestellingen bij leveranciers voor voorraadaanvullingen, matten
op maat en logomatten
Tot slot volg je de verwerking van productievolumes op en word je betrokken bij voorbereidend
administratief werk met betrekking tot facturatie, alsook hou je toezicht op ons debiteurenbeheer.
Je werkplek bevindt zich op de site te Deinze.
Vereisten
Skills & Kennis :
Communicatie
Door je ‘service-minded’ ingesteldheid en goede communicatieve vaardigheden ben je zowel intern als voor
klanten een uitstekend aanspreekpunt.
Hands-on mentaliteit
Je steekt waar nodig mee de handen uit de mouwen en bent niet te beroerd om af en toe een handje toe te
steken in het magazijn.
Plannen en organiseren
Je brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht, steeds
rekening houdend met belang en urgentie.
Samenwerken
Door regelmatig overleg en optimale kennisdeling lever je een bijdrage aan het gezamenlijk resultaat en draag
je actief bij aan een positieve werksfeer en teamgeest.
Zorgvuldigheid
Je handelt steeds met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten en
onnauwkeurigheden.
Talenkennis
Nederlandse kennis vul je aan met basiskennis van Frans (gesproken/ geschreven).
Computervaardig
Je kan vlot overweg met de meest courante MS office toepassingen en je vindt snel je weg in specifieke(re)
softwareprogramma’s.
Talen
Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands
Je hebt een zeer goede kennis van het Engels
Je hebt een zeer goede kennis van het Frans
Aanbod
Een contract onbepaalde duur, full time
Een kans om je professionele vaardigheden te ontwikkelen en actief mee te denken in een dynamische en
uitdagende werkomgeving
Samenwerken als onderdeel van een hecht team in een warme en collegiale werksfeer
Open en directe communicatie binnen een vlakke structuur
Een competitief salaris in verhouding tot relevante ervaring aangevuld met diverse extralegale voordelen
zoals maaltijdcheques, ecocheques en een hospitalisatieverzekering