Functiebeschrijving
Als Coördinator Logistiek en Evenementen kom je terecht in het team Logistieke Ondersteuning en Evenementen binnen AV Services van de Directie Infrastructuur en Patrimonium. Dit team bundelt alle logistieke activiteiten in één geïntegreerde werking en speelt een sleutelrol in de campusbeleving.
Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de logistieke medewerkers en coördineert de uitleen, transportopdrachten en eventondersteuning op beide campussen. Je combineert operationele daadkracht met organisatorisch inzicht en fungeert als spilfiguur tussen interne klanten, collega’s, jobstudenten, leveranciers en andere VUB-diensten.
Een greep uit je takenpakket:
1. Beleid en implementatie: je werkt mee aan de uitvoering van het deelbeleidsplan logistiek en evenementen en signaleert verbeterkansen.
2. Planning en organisatie: je stelt draaiboeken en planningen op, volgt ze nauwgezet op en stemt materiaal- en personeelsinzet af.
3. Teamcoördinatie: je motiveert en begeleidt medewerkers, jobstudenten en leveranciers, zorgt voor duidelijke taakverdeling en bewaakt de kwaliteit.
4. Eventondersteuning: je coördineert de logistieke voorbereiding en uitvoering van evenementen, adviseert interne klanten en stemt het gebruik van buitenlocaties af.
5. Logistieke processen: je coördineert uitleen, transport, opslag en materiaalbeheer met oog voor efficiëntie, duurzaamheid en veiligheid.
6. Schaalbaarheid: je herkent piekmomenten tijdig en schakelt bij met extra ondersteuning zodat continuïteit en kwaliteit verzekerd blijven.
7. Backoffice en administratie: je beheert uitleenregistraties, transportplanning en voorraadadministratie.
8. Evaluatie en optimalisatie: je toetst processen en evenementen aan kwaliteitsnormen en initieert verbeteracties.
3 - Profiel
Kennis en ervaring
9. Je beschikt over een bachelordiploma (idealiter in eventmanagement, marketing, communicatie, facilitair management of een vergelijkbaar domein), of je bent gelijkwaardig door ervaring.
10. Je hebt minstens 3 jaar relevante ervaring (idealiter in een logistieke en/of evenementencontext).
11. Je bent organisatorisch en administratief sterk en werkt vlot met MS Office; ervaring met projectmanagement- of planningssoftware is een pluspunt.
12. Je hebt een rijbewijs B en verplaatst je flexibel tussen campussen en locaties.
13. Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
Vaardigheden en competenties
14. Je brengt structuur in complexe logistieke en evenementprocessen.
15. Je toont leiderschap en motiveert medewerkers, jobstudenten en leveranciers, terwijl je duidelijke richting en kwaliteitsopvolging biedt.
16. Je bent klantgericht en oplossingsgericht, en vertaalt noden in praktische en haalbare acties.
17. Je denkt in termen van procesoptimalisatie en voert verbeteringen door die efficiëntie, duurzaamheid en kwaliteit versterken.
18. Je communiceert helder en professioneel met interne klanten, leveranciers en collega’s.
19. Je bent flexibel en stressbestendig en weet prioriteiten te stellen, ook tijdens piekperiodes.
20. Je werkt zorgvuldig, volgt veiligheidsvoorschriften nauwgezet en bewaakt de kwaliteit van de uitvoering.
VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.
4 - Aanbod
Word jij onze nieuwe collega?
Dan bieden we je een voltijds contract van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 6 of graad 7.
Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring.
Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als:
21. Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden, een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken
22. Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen;
23. Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen;
24. Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding;
25. Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief;
26. Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen;
27. De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen;
28. En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor.