Functieomschrijving
Je bent een administratieve duizendpoot die niet bang is om bij te leren en snel kan schakelen. Je rapporteert aan de CEO en co-CEO.
Pre-sales taken
-Nieuwe klanten aanmaken tool Lisa
-Samples versturen (DPD, UPS, …)
-Offerte verwerken:
oPrijzen ingeven in tool Lisa
oOfferte digitaliseren + mailen naar klant + doc + specificaties
oLosse prijsopgaven naar map klant (X:) zetten
Bestellingen
-Bestellingen ingeven tool + opmaken order bon- (magazijn bon digitaliseren + klasseren)
-Controle hoeveelheden (verpakking 5-10-20-25L) + klant informeren bij wijzigingen, MOQ of vertraagde bestellingen
-Bevestiging naar klant sturen (ontvangstbevestiging + digitaliseren)
-Order opvolging + aanpassen bij aanvullingen – wijzigingen – info
-Proforma sturen (klanten die op voorhand moeten betalen)
Transport
-Transport aanvragen (incl. export)
-Kostprijzen vergelijken van transporteur + opvolgen contracten + marktonderzoek
-Pallet etiketten maken, gewicht en DGD bepalen
-Nodige documenten opstellen (CoA, VZN, factuur)
-Mapjes voor productie klaarmaken
-EAD opstellen (accijnzen)+ AC4 document opstellen (accijnzen)
-Opvolgen levering order
-Marktonderzoek tarieven transport leveranciers
Transport Export
-Prijsaanvragen transporten Air en Sea/Nederland (incl. controle SDS en gewichten uitrekenen + verdeling pallet)
-Proforma’s sturen incl. transport (export)
-Opvolging betaling en aanpassingen transporten/orders
-Opvolging documenten export (oorsprongscertificaat + Health certificate + B/L controleren / AWB opvragen, Statement controleren)
-Labels drums/paletten
-Paklijst/ CoA’s/ DGD/accijnzen
-Eventueel douanestop regelen + opvolgen douane documenten
-Opvolgen levering order
Boekhouding Leveranciers en diensten/ klanten
-Voorbereiding BH voor extern boekhoudkantoor
-Betalingen klanten opvolgen
-Rappels sturen
-Creditnota’s
Sales gerelateerde taken
-Commerciële opvolging staalaanvragen
-Input in Monday prospecten
-Beursplanning (van A tot Z)
-Opvolging beurs prospecten
-Commerciële opvolging staalaanvragen
-Opvolging offertes
Quality
-Ondersteuning documentatie
Distributie
-Uitbreiden distributie netwerk
-Aanspreekpunt (aangereikte) contacten
-Opvolging (bestellingen, facturatie, …)
Algemene taken
-Verdeling documenten en post
-Telefonie/ Onthaal receptie bezoekers
-Bestellingen (kantoormateriaal, broodjes, …)
-Archiveren & digitaliseren
-Uitzonderlijke/éénmalige projecten/marktonderzoek
-Ontzorgen CEO & Business Manager
Profiel
•Opleidingsniveau: Bachelor of gelijk door ervaring.
•Ervaring met transport en meer bepaald export is een groot pluspunt.
•Een grondige kennis van MS office, vlot kunnen werken met interne IT pakketten.
•Kennis van NL, FR & ENG
•Administratief sterk, Planning en organisatievermogen
•Flexibel, snel kunnen schakelen tussen verschillende taken
•Confidentieel & discreet
•Sterk communicatief, zelfstandig en initiatief nemend, leergierig
•Klantgericht en klantvriendelijk
•Pro-actief & creatief
•Samenwerken met de juiste attitude
•Dynamisch & enthousiast
•Verzorgd voorkomen
•Duurzaam engagement
Aanbod
AANBOD (bij een vast contract)
•Salaris naargelang expertise
•Maaltijdcheques
•Fulltime met een vast uurrooster (40u/week)
•ADV dagen (12)
•2 extra dagen betaald verlof
•Collectief verlof in juli (3 weken) en december (1 wee
•Eco-cheques
•Hospitalisatie verzekering
•Groepsverzekering
•Woon- werkverkeer vergoeding
•Eindejaarspremie
Wij kijken ernaar uit uw kandidatuur te ontvangen. Solliciteer online of stuur je CV naar houthalen.327@adecco.be
Wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op.