Description de fonction
Dans le cadre d'un remplacement temporaire au sein du personnel administratif, nous recherchons un·e assistant·e administratif·ve pour assurer le suivi administratif général de l'asbl. La personne travaillera en collaboration étroite avec l'ensemble de l'équipe et sera un appui transversal indispensable au bon fonctionnement de la structure.
Missions et tâches principales
1. Gestion administrative courante
– Traitement du courrier entrant et sortant (papier et électronique)
– Rédaction et mise en forme de documents, notes, courriers et comptes-rendus
– Classement, archivage et gestion documentaire (physique et numérique)
– Gestion de l'agenda partagé et organisation des réunions internes et externes
2. Suivi financier, comptable et budgétaire
– Encodage et suivi des opérations courantes dans le logiciel Odoo
– Préparation et transmission des pièces comptables au comptable
– Suivi des factures fournisseurs et clients, relances si nécessaire
– Suivi budgétaire des projets subventionnés : élaboration et mise à jour de tableaux de bord par projet, contrôle des dépenses par ligne budgétaire, signalement des écarts à l'équipe
– Appui à la préparation des bilans financiers intermédiaires et finaux des projets (BiodiverCité, Interreg, subsides communaux, etc.)
3. Suivi des obligations administratives réglementaires
– Préparation et suivi des documents liés aux obligations légales de l'employeur : rapport annuel SIPPT (Service Interne de Prévention et de Protection au Travail), plan de formation du personnel, registres du personnel
– Suivi et coordination des procédures de marchés publics de faible montant : préparation des cahiers des charges, recueil des offres, suivi administratif des attributions et des contrats
– Veille sur les échéances administratives et réglementaires propres au secteur associatif (obligations CP 329.02, déclarations, rapports annuels, etc.)
– Gestion administrative des dossiers de subventionnement : constitution des dossiers, suivi des délais, préparation des justificatifs et rapports d'activités à destination des pouvoirs subsidiant
4. Suivi des dossiers ressources humaines
– Gestion administrative des dossiers du personnel (contrats, avenants, documents sociaux)
– Préparation et transmission des éléments de paie au secrétariat social
– Gestion administrative des dossiers participants, bénévoles et stagiaires
– Appui au suivi des formations du personnel et mise à jour du plan de formation
5. Coordination et communication interne
– Filtrage et transmission des informations au sein de l'équipe
– Appui logistique à l'organisation d'événements ou d'activités
– Mise à jour des outils de suivi partagés (Odoo, tableaux de bord, etc.)
– Interface avec les partenaires, fournisseurs et administrations publiques
Profil
Profil recherché :
Formation et expérience
– Diplôme de l'enseignement supérieur en secrétariat, gestion ou équivalent
– idéalement 5 ans d'expérience dans une fonction administrative similaire
– Une expérience dans le secteur associatif ou non marchand est un atout
– Connaissance du secteur des asbl belges et de ses spécificités (CP 329.02, subsides publics, marchés publics)
Compétences techniques
– Maîtrise du logiciel de gestion Odoo - indispensable
– Bonne maîtrise des logiciels bureautique (Google doc, sheet) et des outils collaboratifs (Google Workspace)
– Aptitude à la rédaction professionnelle en français (courriers, PV, rapports de subsides)
– Capacité à produire et lire des tableaux de bord et documents de suivi budgétaire par projet
– Connaissance des procédures de marchés publics de faible montant : un atout
Qualités personnelles
– Rigueur et sens de l'organisation — capacité à gérer des priorités et des échéances multiples
– Autonomie et sens des responsabilités dans un environnement à direction collégiale
– Adaptabilité et polyvalence — goût pour les contextes en mouvement
– Capacité à déceler les urgences et à proposer des solutions
– Aisance relationnelle et esprit d'équipe
– Sensibilité aux enjeux environnementaux et sociaux : un vrai plus
– Ouverture à la formation continue (logiciels, législation sociale, marchés publics, etc.)
Offre
• Interim de remplacement (plusieurs mois)
• Salaire mensuel brut de référence (temps plein – 38h/semaine) : 3.512,67 €
• Régime de travail : 3/5e temps (soit 22h48/semaine sur base d'un régime 38h)
• Chèques-repas : 7,00 € par jour travaillé
Candidatures avant le 08/04/2026