Location:Brussels, BelgiumContract:Permanent – Full-timeThe Council of Bars and Law Societies of Europe (CCBE) represents the Bars and Law Societies of 46 countries and, through them, more than 1 million European lawyers. As a representative body, the CCBE plays a vital role in defending the rule of law, human rights, and access to justice.We are looking for a proactive, hands-on and well-organised Office Assistant to join our team in Brussels.You will play a key role in keeping things running smoothly – supporting leadership, coordinating events and assisting with day-o-day office operations. This is an excellent opportunity for an administrative professional who enjoys working in a small, international environment bringing positive energy to everything you do.Reporting to the Operations Manager, you will work closely with the Secretary-General and Presidency to support governance activities, office logistics and internal systems.How to applyPlease send your CV and a cover letter (max. 1 page) explaining how your skills and experience match this role to by 10 November 2025. Applications should be submitted exclusively by email. Due to the high volume of applications received, please note that only shortlisted candidates will be contacted.Main responsibilities1. Secretariat & administrative supportAssist the Secretary-General and Presidency with scheduling, travel arrangements and meeting preparation.Format and circulate correspondence.Maintain membership records, mailing lists, and contact databases.Handle incoming calls, manage general correspondence, and welcome guests.2. Meeting & event coordinationHelp organise internal and external meetings, including high-profile events.Manage logistics: invitations, registrations, catering, AV setup, room preparation, and follow-up materials.Gather documentation and assist with agenda updates and related materials.3. Financial and office supportCollect invoices and receipts and assist with basic bookkeeping.Manage office supplies and stationery.Ensure meeting rooms and office spaces are tidy and ready for use.Coordinate repairs and upkeep of office furniture, equipment and facilities.4. IT & digital supportProvide first-line assistance with basic IT issues.Liaise with the external IT provider to ensure smooth functioning of internal systems.Key competenciesStrong interpersonal skills and a professional, welcoming manner.Excellent organisational and capacity to manage multiple priorities effectively.Clear, concise and professional written and verbal communication.A proactive mindset with strong problem-solving skills and attention to detail.A collaborative team player with a flexible, service-oriented approach.Able to handle routine financial tasks with accuracy and discretion.Comfortable with digital tools and basic IT systems.Qualifications & experienceAt least 2-3 years of relevant professional experience in a secretarial or administrative role (experience in an international or EU-focused setting is an asset).Proficiency in French and English (written and spoken); knowledge of other European languages is an advantage.Strong IT skills, particularly with Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint).Demonstrated professionalism, discretion and reliability in supporting senior staff.What the CCBE offersA dynamic, international, and collegial work environment in the heart of Brussels.An attractive remuneration package based on experience and qualifications, including:Extra-legal holidays and benefitsMeal vouchersPension and health insurancePublic transport contributionFlexible working hours and teleworking opportunities.Professional growth through training and exposure to high-profile European legal and political institutions.***Lieu: Bruxelles, BelgiqueContrat : Permanent (CDI), à temps pleinLe Conseil des barreaux européens (CCBE) représente les barreaux de 46 pays et, soit plus d'un million d'avocats européens. En tant qu'organe représentatif, le CCBE joue un rôle essentiel dans la défense de l'État de droit, des droits humains et de l'accès à la justice.Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) proactif(ve), pragmatique et bien organisé(e) pour rejoindre notre équipe à Bruxelles.Vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de l'organisation, en apportant votre soutien à la direction, en coordonnant les événements et en participant aux tâches quotidiennes du bureau. Il s'agit d'une excellente opportunité pour un(e) professionnel(le) de l'administration qui apprécie de travailler dans un petit environnement international et qui apporte une énergie positive à tout ce qu'il/elle entreprend.Sous la responsabilité du responsable des opérations, vous travaillerez en étroite collaboration avec le secrétaire-général et la présidence pour soutenir les activités de gouvernance, la logistique du bureau et les systèmes internes.Comment postulerVeuillez envoyer votre CV et une lettre de motivation (1 page maximum) expliquant en quoi vos compétences et votre expérience correspondent à ce poste à l'adresse avant le 10 novembre 2025. Les candidatures doivent être envoyées exclusivement par e-mail. En raison du nombre important de candidatures, veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés.Principales responsabilités1. Secrétariat et soutien administratifAssister le secrétaire-général et la présidence dans la planification des horaires, l'organisation des déplacements et la préparation des réunions.Mettre en forme et diffuser la correspondance.Tenir à jour les registres des membres, les listes de diffusion et les bases de données de contacts.Traiter les appels entrants, gérer la correspondance générale et accueillir les invités.2. Coordination des réunions et des événementsAider à organiser des réunions internes et externes, y compris des événements de grande envergure.Gérer la logistique : invitations, inscriptions, restauration, installation audiovisuelle, préparation des salles et documents de suivi.Rassembler la documentation et aider à la mise à jour de l'ordre du jour et des documents connexes.3. Assistance financière et administrativeCollecte des factures et des reçus et aide à la comptabilité de base.Gérer les fournitures de bureau et la papeterie.Veiller à ce que les salles de réunion et les espaces de bureau soient rangés et prêts à être utilisés.Coordonner les réparations et l'entretien du mobilier, des équipements et des installations de bureau.4. Assistance informatique et numériqueFournir une assistance de première ligne pour les problèmes informatiques de base.Assurer la liaison avec le fournisseur informatique externe afin de garantir le bon fonctionnement des systèmes internes.Compétences clésSolides compétences interpersonnelles et attitude professionnelle et accueillante.Excellentes capacités d'organisation et aptitude à gérer efficacement plusieurs priorités.Communication écrite et orale claire, concise et professionnelle.Esprit proactif, doté de solides compétences en matière de résolution de problèmes et soucieux du détail.Esprit d'équipe et approche flexible et orientée vers le service.Capacité à gérer les tâches financières courantes avec précision et discrétion.À l'aise avec les outils numériques et les systèmes informatiques de base.Qualifications et expérienceAu moins 2 à 3 ans d'expérience professionnelle pertinente dans un poste de secrétariat ou d'administration (une expérience dans un environnement international ou axé sur l'UE est un atout).Maîtrise du français et de l'anglais (écrit et parlé) ; la connaissance d'autres langues européennes est un atout.Solides compétences informatiques, en particulier avec Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint).Professionnalisme, discrétion et fiabilité avérés dans l'assistance aux cadres supérieurs.Ce qu'offre le CCBEUn environnement de travail dynamique, international et collégial au cœur de Bruxelles.Une rémunération attractive basée sur l'expérience et les qualifications, comprenant :Congés et avantages extralégauxDes chèques-repasUne pension et une assurance maladieContribution aux transports publicsHoraires de travail flexibles et possibilités de télétravail.Évolution professionnelle grâce à des formations et à une exposition à des institutions juridiques et politiques européennes de premier plan.