Beschrijving Wie zijn wij? PAG-ASA vzw, opgericht in 1994, is een gespecialiseerd centrum voor de opvang en begeleiding van slachtoffers van mensenhandel. Wij bieden een integrale begeleiding op maat, in functie van de noden en context van iedere persoon, bestaande uit een administratief, juridisch en psychosociaal luik. Deze begeleiding wordt georganiseerd vanuit 3 teams: Het Juridisch Team zorgt voor de juridische en administratieve begeleiding van de slachtoffers. Het Team Opvanghuis zorgt voor de opvang en psychosociale begeleiding in ons opvanghuis, gesitueerd op een discreet adres. Het Ambulant Team zorgt voor de psychosociale begeleiding voor personen die geen/niet langer nood hebben aan opvang in ons eigen opvanghuis en in een huurwoning verblijven. Ter versterking van dit team zijn we op zoek naar een polyvalente administratieve medewerker (m/v/x).Als office manager ben je aanspreekpunt voor je collega's op vlak van administratie, ICT en infrastructuur. Je maakt deel uit van het Team Ondersteuning en werkt onder toezicht en begeleiding van de Teamverantwoordelijke, in nauwe samenwerking met de 2 andere collega's binnen dit team. Dit betekent in concreto: Op vlak van administratie: Notulen maken en verslagen schrijven Beheer, invoer en actualisering van Excel-tabellen en bestanden Documenten ordenen, archiveren en sorteren Vertalen van documenten FR NL Vervanging van de onthaalmedewerker aan het onthaal bij afwezigheid Beheer van administratieve personeelsdossiers Coördinatie van het in- en uitdiensttredingsproces (onboarding en offboarding) Op vlak van ICT: Advies aan collega's over het dagelijks gebruik van Word, Excel, Outlook, en intern CRM-systeem Oplossen van kleine problemen met ICT-tools (zoals laptops, tablets, smartphones, scanners) Opvolging en advies bij het gebruik van interne software (CRM, tijdsregistratie) Contacten met de externe ICT-specialist voor grotere ICT-vraagstukken en met leveranciers Beheer van de voorraad en bestellingen van ICT-materiaal (zoals computers, smartphones, SIM-cards) Beheer en opvolging van telefoonabonnementen Op vlak van infrastructuur (kantoren en opvanghuis): Beheer van sleutels en badges Opvolging van de wekelijkse taken van de klusjesman Beheer van de inventaris en voorraad van materialen, meubilair en kantoormateriaal Toezicht op de schoonmaak van de kantoren in samenwerking met het schoonmaakbedrijf Uitvoering van taken op vlak van veiligheid en preventie Jouw profiel Opleiding en ervaring: Diploma niveau bachelor of graduaat (administratie, kantoormanagement) of gelijkwaardige ervaring van 3 jaar Zeer goede kennis van IT-tools: Word, Excel, CRM, Outlook, MS Office Tweetalig Frans-Nederlands (geschreven en mondeling) Ervaring in de sociale sector is een pluspunt Competenties en attitudes: Affiniteit met IT Nauwkeurig en zorgvuldig Zelfstandig en proactief Stressbestendig (kunnen omgaan met deadlines) Oplossingsgericht Verantwoordelijkheidsgevoel Discretie (discreet omgaan met gevoelige informatie) Een sleutelfunctie binnen een enthousiast en dynamisch team Een voltijds contract van onbepaalde duur (38u/week) Salaris volgens barema B1c van het Paritair Subcomité 319.01 (indicatief: bruto maandloon van €3.284 voor 3 jaar erkende anciënniteit) Maaltijdcheques Volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer Werkplek dicht bij het Centraal Station van Brussel Mogelijkheid tot 1 dag telewerk per week Startdatum: zo snel mogelijk Nederlands, Sorteren, Frans, Samenwerken, Uitvoering, Discretie, Stressbestendigheid, IT infrastructure, Informatietechniek, Vertaling, Office-Management, Bilingual, Onthaal, Outlook, Meubilair, Administratie, Administratie, Schrijven, Archive, Sociale Sector, MS Office Suite, MS Excel, Infrastructuur, SOP, Kantoormateriaal, Beveiligingsdienst, Onboarding, Scanners