Ses principales responsabilités sont
Comptabilité
- Participe au processus mensuel de la comptabilité (encodages) du bureau belge :
- Est responsable de l’impression régulière et du travail de scan des extraits de banque des différents comptes bancaires de l’association ;
- Est responsable du processus de traitement des factures, notes de crédit et des notes de frais (Réception, vérification, dispatching pour approbations, encodage comptable, mise en paiement, classement physique, scanning électronique) ;
- Assiste au suivi comptable des comptes fournisseurs du bureau de Bruxelles.
- Gestion des archives papier des bureaux pays et du bureau de Bruxelles
- Appui lors de la préparation d’audits financiers de projet à Bruxelles
- Scanning des pièces de comptabilité du bureau de Bruxelles et est responsable de la bonne gestion des classeurs comptables
Administration & Logistique
- Assure l’accueil des visiteurs et des appels entrants
- Effectue la recherche de nouveaux fournisseurs logistiques et assure la communication avec les prestataires confirmés
- Vérifie la conformité de la procédure d’achat pour les achats de biens et services réalisés au bureau de Bruxelles
- Assure la tenue de l’inventaire du bureau belge
- Assure la maintenance des biens et de l’espace de travail du bureau belge
- Gère les fournitures de bureau ainsi que le copieur et les téléphones
- Gestion des voyages (rédaction des ordres de mission, vols, lettres invitations, réservations hôtels…)
- Aide à l’organisation logistique des évènements ASF à Bruxelles (réservations hôtels, transports aéroports et autres)
- Envois DHL et courriers divers
- Légalisation des documents organisationnels
Support RH
- Appui au recrutement (réalisation de longlisting, shortlisting, entretiens de motivation…)
- Préparation des documents de début de contrat et fin de contrat
- Classement et archivage des dossiers du personnel
- Préparation des plannings des briefings et débriefings du staff BXL et Expats