* Pour l'Institut des technologies de l'information et de la communication, électronique et mathématiques appliquées (ICTEAM), du Secteur des sciences et technologies (SST)
* Site principal : Louvain-la-Neuve
* Contrat à temps plein, pour une durée indéterminée
* Entrée en fonction : dès que possible, à partir du 01/10/2025
Fonction
Le/la secrétaire assure un support administratif et logistique de proximité à plusieurs académiques et chercheurs·euses du Pôle en ingénierie informatique (INGI), en collaboration avec les autres membres de l’équipe administrative de l’institut ICTEAM, et assure le support administratif d’une ou plusieurs commissions de programme de l’EPL.
Le/la titulaire assurera la mission de secrétaire de recherche et de commission de programme :
1. En tant que secrétaire de recherche :
* Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier entrant et sortant, classement et archivage ;
* Support administratif aux académiques et chercheurs·euses : photocopies, rédaction de courriers, avis d'absence… ;
* Gestion des stocks de consommables, des locaux, du matériel, des incidents techniques ;
* Organisation de réunions (réservation de locaux, préparation de pauses-café...) ;
* Organisation de voyages (réservation de titres de transport, de logements) ;
* Participation à l'organisation d'événements et de conférences scientifiques ;
* Prise en charge des démarches administratives et logistiques liées à l’engagement et accueil des chercheurs·euses/visiteurs·euses/stagiaires ;
* Support à l’enseignement : organisation des surveillances d’examens, photocopies et scans ;
* Gestion des publications scientifiques (collecte des données et encodage) ;
* Contribution à la gestion de la communication au sein de l’institut, au sein d’une équipe de contributeurs·trices.
2. En tant que secrétaire d’une ou plusieurs commissions de programme :
* Suivi administratif des programmes des étudiant·es et du portefeuille de cours de la commission ;
* Réunions de la commission de programme et des comités de cycles : convocations, prise de notes, rédaction de PV ;
* Organisation des défenses de mémoires ;
* Accueil téléphonique et aide de première ligne aux étudiant·es ;
* Support à la communication de la commission (pages web, brochures, ...) ;
* Archivage et classement.
Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises
* Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) ou CESS avec expérience jugée équivalente
* Maîtrise des outils informatiques bureautiques (suite Office + Outlook)
* Connaissance ou disposition à se former aux outils informatiques en usage à l'UCLouvain et au sein d’ICTEAM en particulier
* Bonnes capacités rédactionnelles en français (prise de notes, textes courts), excellente orthographe
* Capacités de communication en anglais (oral et écrit, niveau B1 minimum)
* Sens de l'accueil et du service
* Capacité à travailler en équipe, facilité de contact avec différent·es interlocuteurs·trices
* Rigueur, fiabilité, discrétion
* Capacité à s’organiser de manière autonome et à établir des priorités, sens des responsabilités
* Flexibilité
* Disposition à se former, proactivité pour aller chercher l’information, attrait pour la nouveauté
* Esprit de synthèse et capacité d’analyse, curiosité
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.