DESCRIPTION DU POSTE ET MISSIONS L’objectif principal est d’assurer la gestion administrative liée à l’admission des patients/résidents afin de garantir un accueil optimal, un suivi efficace des dossiers et une mise en ordre des documents nécessaires pour l’administration, la tarification et la facturation. Activités principales Accueillir les patients, leur fournir les renseignements pratiques (ex. tarifs, examens à passer) et les orienter (chambre, salle d’attente). Gérer les admissions, transferts et sorties des patients, en collaboration avec les services concernés. Effectuer les tâches administratives nécessaires au bon suivi des dossiers et à la facturation. Répondre aux appels téléphoniques internes et externes (patients, proches, mutualités, etc.). Assurer le suivi des documents administratifs (attestations, assurances, facturation, etc.). Assurer la prise de rendez-vous patient, par téléphone ou en présentiel Gérer les plaintes et préoccupations des patients en matière d’attente, de rendez-vous ou d’organisation. Tâches détaillées Vérifier et compléter les dossiers des patients en collectant les documents manquants. Réserver les chambres et gérer les transferts internes en coordination avec les services concernés. Encoder et contrôler les données d’admission, de transfert ou de sortie dans le système informatique. Traiter la facturation et assurer le suivi des paiements et acomptes. Rédiger et envoyer divers documents (ex. attestations, documents d’assurance hospitalisation, courriers aux mutualités). Prendre contact avec les organismes et services sociaux en cas de besoin (ex. hospitalisation d’un réfugié politique, accident de travail). Classer et archiver les dossiers patients et assurer leur mise à jour. Passer des commandes de petit matériel administratif après validation du responsable. Assurer diverses tâches administratives courantes : photocopies, gestion du courrier, fax, e-mails. Participer aux admissions en urgence et assurer le suivi des hospitalisations de jour. Gérer les demandes et réclamations des patients et proposer des solutions adaptées. Horaires et disponibilité Travail en horaires variables entre 6h et 21h en semaine. Possibilité de travail le week-end et les jours fériés. Disponibilité en cas de rappel de service en fonction des besoins. PROFIL RECHERCHÉ Via recrutement ou mobilité interne : Être titulaire d’un CESS ou d’une certification/formation utile à la fonction ou disposer d’une expérience d’un an dans une fonction similaire Atouts supplémentaires pour l’obtention de ce poste : Connaissance d’une langue étrangère Connaissance du vocabulaire à connotation médicale Faire preuve de diplomatie et de courtoisie tant à l’égard du personnel interne, de la hiérarchie, qu’à l’égard des patients et visiteurs Avoir le souci du respect de la confidentialité et des consignes Être rigoureux, consciencieux et responsable Faire preuve d’esprit d’équipe (facilité d’intégration et de collaboration constructive avec le personnel en place) Faire preuve de polyvalence et de flexibilité, d’adaptation aux besoins du service Sait travailler avec les outils informatiques nécessaires (suite Office, logiciels Omnipro et Wish) Possède des aptitudes en organisation Dispose d’une bonne capacité de communication à l’oral et à l’écrit ainsi que des capacités rédactionnelles avancées Il vous appartient de démontrer dans votre lettre de motivation et dans votre curriculum vitae que vous détenez ces atouts. Modalités de sélection Quel est l’objectif de la réserve de recrutement ? Une réserve de recrutement permet d’anticiper nos besoins futurs afin d’y remédier rapidement, et de ne pas laisser nos équipes dans l’embarras. Cela signifie que nous n’avons aucun contrat fixe à proposer dans l’immédiat. Les candidats faisant partie d’une réserve de recrutement sont contactés pour des CDD ou CDR (la durée de ces contrats étant aléatoire). Nous ne proposons pas de CDI d’emblée. En pratique, comment ça se passe ? Après réception de votre candidature, une première analyse sera faite sur base des atouts et du profil recherché. Si votre candidature correspond au profil recherché, vous serez convié.e à une première épreuve écrite éliminatoire La réussite de cette épreuve écrite conditionnera la participation à l’épreuve orale NOUS VOUS PROPOSONS Réserve de recrutement : CDD/CDR (temps plein/partiel) en fonction des besoins Niveau barémique conforme à l’IF-IC : Catégorie 11 – fonction 1900 « Employé admissions / consultations / Accueil / Téléphonique / AIA » Pour les agents internes : IF-IC ou RGB (D1 ou D4) en fonction de la situation de l’agent Pour plus de renseignements, vous pouvez prendre contact avec la cellule recrutement ( candidature@vivalia.be ) Double pécule et prime de fin d’année Prime d’attractivité Valorisation de votre expérience professionnelle Progression annuelle de votre rémunération jusqu’à 35 ans d’ancienneté Une intervention dans les frais de déplacement Un cadre de travail qui prend soin de vous autant que vous prenez soin des autres Un environnement convivial 26 jours de congés annuels 3 jours fériés extra-légaux Accès à un espace bien-être : micro-sieste, luminothérapie, relaxation, massage, cohérence cardiaque Prix préférentiels à la cafétéria Possibilité d’inscrire vos enfants dans l’une de nos 3 crèches en fonction de la disponibilité (Libramont, Marche, Arlon) Service social collectif à votre écoute Un accompagnement dans votre montée en compétences Soutien aux formations et développement continu Accès à un réseau de pairs pour échanger et grandir ensemble Programme d’Aide aux Employés (PAE) pour un soutien en cas de besoin Des avantages concrets pour alléger votre quotidien Chèques repas et chèques cadeaux Primes de naissances / mariage Réductions via une carte carburant ou sur le mazout de chauffage Réductions exclusives auprès de nos partenaires locaux et internationaux (La Pause Chocolat-Thé, Lunch Garden, Alain Afflelou, Maniet-Luxus, Ethias…) Offre à pourvoir jusqu’au : 28/04/2026