Je wordt als dossierbeheerder tewerkgesteld binnen de apotheek waarin je terecht komt in een klein administratief team binnen de apotheek. Je bouwt mee aan de werking van een modern en efficiënt secretariaat, je werkt mee aan de efficënte administratieve flows. Je voert administratieve en logistiek ondersteunende taken uit. Je zorgt voor een vlotte werking van de dienst door een goede administratieve opvolging. Je staat in voor een klantvriendelijk onthaal van bezoekers en nieuwe medewerkers. Je beantwoordt interne en externe telefonische oproepen op een vlotte en professionele manier. Je beheert de agenda van de vergaderzalen, zorgt voor een stipte opvolging van de reserveringen en van de catering. Je publiceert dienst gerelateeerde informatie op de intranetsite van de apotheek. Je blijft bij qua vereiste beroepskennis en -vaardigheden en past nieuwe inzichten toe in de praktijk. Je rapporteert frequent voorkomende of kritieke knelpunten om werkprocessen gericht te verbeteren aan de hoofdapotheker. Gewenst profiel Je bent administratief vaardig, je handelt en redeneert op bachelor niveau. Je werkt vlot met de nodige informaticatools. Je hebt goede vaardigheden van MS Office en je bent bereid om je in te werken in de dienstspecifieke software. Ervaring met SP-Expert en SAP zijn pluspunten. Je handelt volgens de 3 kernwaarden van het UZ Gent: integer, respectvol en verantwoordelijk. Je communiceert helder en gestructureerd (mondeling en schriftelijk), afgestemd op de doelgroep en de situatie. Je werkt nauwkeurig en correct volgens bestaande procedures en afspraken. Je bent sterk in plannen en organiseren, je stelt de nodige prioriteiten. Je onderneemt zelf concrete en gerichte acties om doelstellingen en deadlines te behalen. Je voert je werk zelfstandig uit en je brengt regelmatig verslag uit aan de hiërarchisch verantwoordelijke. Je onderneemt gerichte acties om doelstellingen te behalen en zorgt voor een correcte opvolging en afhandeling van jouw dossiers. Je neemt initiatief. Je signaleert kansen, pakt spontaan problemen aan en komt uit eigen beweging met een voorstel of oplossing. Je draagt bij tot een positieve werksfeer waar voortdurend leren, ontwikkelen en samenwerken op de voorgrond staan.