Votre rôle:
* Vous êtes la voix et le visage de notre étude :
o Vous recevez les clients de manière aimable ;
o Vous répondez aux appels téléphoniques entrants de manière fluide et professionnelle ;
o Vous vérifiez les salles d’attente et les salles d’actes le matin et le soir et vous vous assurez qu’elles sont prêtes à recevoir de nouveaux clients le lendemain (boissons, papier, brochures, etc.) ;
o Vous êtes la personne de contact pour les fournisseurs du matériel de bureau et des boissons. De manière très occasionnelle, vous allez récupérer les colis et achats divers pour l’étude notariale.
* Vous apportez un soutien administratif à vos collègues et aux notaires :
o Vous préparez les dossiers d’identification des nouveaux clients (copie/lecture des cartes d’identité) ;
o Vous gérez l’agenda des notaires ;
o Vous planifiez les rendez-vous pour les notaires ;
o Vous traitez le courrier entrant et sortant ;
o Vous rédigez des courriers pour les notaires ;
o Vous assurez le suivi de la boite mail centrale de l’étude ;
o Vous classez et archivez les dossiers clôturés ;
o Vous ouvrez les nouveaux dossiers et réalisez les recherches d’usage ;
o Vous assistez les notaires pour l’accomplissement de différentes tâches administratives.
* Vous gérez la mise en vente dans sa globalité de biens immobiliers :
o Vous gérez les mandats de mise en vente avec les notaires ;
o Vous gérez les photos des biens mis en vente ;
o Vous gérez la publicité immobilière ;
o Vous répondez aux demandes d’informations de notre clientèle sur ces biens ;
o Vous organisez les visites des biens mis en vente et la pose de panneaux ;
o Vous gérez la rédaction des offres d’achat et leur suivi.
* Une fois pleinement opérationnel(le), vous aurez l’opportunité d’étendre votre champ de compétences en vous intéressant aux formalités post acte.
Votre profil :
* Vous avez suivi une formation en secrétariat de direction ;
* Vous avez une première expérience de minimum 5 années, probante en matière d'accueil et de réceptionniste (dans le secteur du Notariat) ;
* Vous maîtrisez les outils informatiques courants (Microsoft Office) et êtes disposé à vous former à l’utilisation de nouvelles applications ;
* Vous avez une parfaite connaissance du français et votre orthographe est excellente ;
* Vous avez une bonne connaissance du néerlandais et/ou de l’anglais ;
* Vous êtes dynamique ;
* Vous êtes rigoureux et organisé ;
* Vous avez le sens des priorités et des responsabilités ;
* Vous avez une personnalité ouverte, amicale et attentive à notre clientèle ;
* Vous êtes discret et attachez beaucoup d’importance au respecter de votre secret professionnel ;
* Vous vous intégrez facilement dans une équipe et vous appréciez les contacts avec les clients.
Nous vous proposons:
* Un contrat à temps plein ;
* Un salaire à déterminer en fonction de votre expérience ;
* De nombreux avantages sectoriels et d’autres propres à notre étude : chèques repas, assurance hospitalisation, plan de pension complémentaire, assurance perte de revenus, frais de déplacement, écochèques, prime de fin d'année, prime CCT, jours de congé sectoriels, plan bonus ;
* Un environnement de travail agréable, équipé pour permettre à nos collaborateurs de travailler dans les meilleures conditions ;
* Un environnement épanouissant dans lequel la formation et le développement personnel sont essentiels ;
* Des activités de groupe régulières : team building, repas d’équipe, etc
Les candidatures seront traitées en toute confidentialité, dans le respect du règlement général sur la protection des données (RGPD).