AANGEBODEN FUNCTIE
Referentie:20498Functienaam:OFFICE MANAGER PERSONAL ASSISTANT REGIO IZEGEMType job:BediendeCategorie:Aantal vacante jobs:1Functie-omschrijving:Als Office Manager geef je leiding aan een team van office assistants en bied je tegelijk hoogwaardige, vertrouwelijke ondersteuning aan de CEO. Je combineert people management met een sleutelrol in de dagelijkse organisatie en coördinatie van administratieve processen.
Verantwoordelijkheden
1. Teammanagement
Aansturen, coachen en motiveren van het administratief secretariaat.
Efficiënt verdelen, opvolgen en prioriteren van taken; actief bijspringen waar nodig.
Bewaken van kwaliteit, efficiëntie en naleving van deadlines.
Ondersteuning bij HR-gerelateerde administratie (onboarding, afwezigheden, personeelsdossiers).
Organiseren van back-up en continuïteit bij afwezigheden.
Voeren van feedback- en evaluatiegesprekken en stimuleren van teamontwikkeling.
Optimaliseren en standaardiseren van administratieve processen.
2. Persoonlijk Assistent van de CEO
Proactieve, discrete en vertrouwelijke ondersteuning van de CEO.
Beheer van agenda en prioriteiten.
Voorbereiden, opvolgen en notuleren van vergaderingen.
Beheren van correspondentie en vertrouwelijke dossiers.
Organiseren van reizen, meetings en events; coördinatie van ontvangst en verblijf van bezoekers.
Fungeren als eerste aanspreekpunt en filter voor interne en externe contacten.
3. Coördinatie & Organisatie
Centrale schakel tussen CEO, management en administratieve teams.
Opvolgen van deadlines, actiepunten en strategische afspraken.
Ondersteuning bij rapportages, presentaties en diverse dossiers.
Initiëren en implementeren van verbeteringen in werking, processen en samenwerking.
Tijdsregeling:Dag - voltijds
VEREISTEN
Vereisten:Bachelor denkniveau of gelijkwaardig door ervaring.
Minstens 5 jaar relevante ervaring in een administratieve of ondersteunende functie.
Aantoonbare ervaring in het aansturen of coördineren van een team.
Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
Coachende leiderschapsstijl gecombineerd met een hands-on mentaliteit.
Discreet, betrouwbaar en stressbestendig.
Zeer goede kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook); ervaring met ERP/CRM is een plus.
Vlotte kennis van het Nederlands, Frans en Engels
Ervaring:Minimum 5 jaar ervaring vereistRijbewijs:B (Auto)Talen:Nederlands: zeer goed
Frans: goed
Engels: goed
AANBOD
Aanbod:Wij bieden jou een uitdagende job in een familiale onderneming en toffe collegas, waar je de kans krijgt om je talenten verder te ontwikkelen.
Je kan rekenen op een motiverend en aantrekkelijk salaris en extralegale voordelen.
Loon:Maandloon
PLAATS TEWERKSTELLING
Postcode en gemeente:8870 Izegem