Cabinet d'avocat présent dans 20 pays sur tous les continents, HFW a une forte présence en Europe depuis plus de 50 ans, avec des bureaux à Paris, Bruxelles, Genève et Monaco. HFW recrute un(e) secrétaire administratif(ve) pour son bureau de Bruxelles. Le ou la titulaire du poste intégrera une équipe à ta taille humaine et pourra être amené(e) à collaborer avec le bureau de Paris.
Description de la fonction Tâches prioritaires
• Réception et gestion des appels téléphoniques
• Gestion de la boite mail "réception"
• Gestion du courrier
• Accueil physique des visiteurs et gestion des salles de réunions (clients, fournisseurs, confrères…)
• Bureautique : production, mise en page, modifications de documents en français ou en anglais, impressions, envois, reliures
• Gestion administrative des dossiers : ouverture des dossiers dans le logiciel dédié, préparation des lettres d'engagement, création de dossiers physiques, classement & archivage
• Facturation : préparation des lettres d'envoi et de rappel de paiement, classement des factures
Tâches secondaires
• Gestion de la bibliothèque juridique
• Gestion administrative du quotidien : organisation des déplacements, organisation logistique (conférences téléphoniques, visioconférences, taxis, séminaires, évènements ponctuels, etc.)
Cette liste n'est pas exhaustive, le contenu du poste pourra être revu selon profil et besoins.
Profil
* Titulaire d'un baccalauréat dans le domaine administratif ou expérience équivalente
* Organisation et rigueur dans l'exécution des tâches confiées
* Ecoute et respect du client et fournisseurs
* Communication orale et écrite • Esprit d'équipe
* Excellentes connaissances du package Office
* Une excellente maitrise du français et de l'anglais - la connaissance du néerlandais est un atout
* Une bonne capacité d'adaptation et prise d'initiatives
* Proactivité
Offre - CDI temps plein 38h/semaine (Lundi-vendredi)
- En présentiel
- Salaire attractif - Chèques repas /Eco Chèques
- DKV
- Assurance Groupe
- Remboursement transports en commun (STIB 100%, SNCB 100%