Fonction polyvalente au cœur de l’entreprise, vous êtes à la fois le premier point de contact de la société et un support administratif essentiel pour la Direction et les équipes.
Accueil & support à la Direction
* Accueillir les clients et visiteurs (préparation et gestion des badges visiteurs)
* Gérer les appels entrants, demandes générales et boîte mail générique
* Assurer la gestion de l’agenda, des rendez-vous et des priorités du Managing Director
* Suivre et coordonner les courriers officiels et circuits de signatures (y compris envois DHL)
* Répartir le courrier entrant et organiser les envois postaux pour les différents départements
* Organiser des événements internes et externes (réunions, visites, moments d’équipe…)
* Approuver certains documents pour la Direction sur base de consignes établies
Gestion des voyages & frais professionnels
* Organiser les déplacements professionnels de l’ensemble du personnel (Belgique et entités liées en France et UK)
* Réceptionner et vérifier les notes de frais (NDF) avant encodage dans SAP
* Collecter et contrôler les justificatifs liés aux cartes de crédit professionnelles, puis encodage SAP
* Assurer le suivi des voyages, kilomètres et carburant des voitures de société (reporting via Enablon)
* Gérer les clés des véhicules pool, le planning d’utilisation et l’état des véhicules
Nous cherchons une personne appréciant un rôle de support varié, proche du terrain et des activités quotidiennes, et qui se sent à l’aise dans un rôle central au sein d’une structure à taille humaine. Nous recherchons une personne avec un bon sens pratique, organisée et autonome, capable d’assurer un suivi précis et une coordination efficace des priorités au quotidien.
Compétences et expérience
* Première expérience en fonction administrative, secrétariat ou office support
* Très bonne maîtrise du français et de l’anglais professionnel (oral et écrit)
* La maitrise de l'italien représente un atout
* Aisance avec les outils bureautiques (Outlook, Excel, Word)
* Une connaissance de SAP est un atout, mais peut s’apprendre
Qualités personnelles
* Sens de l’accueil et communication professionnelle
* Organisation, rigueur et respect des délais
* Discrétion et respect de la confidentialité
* Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle sans se disperser
* Esprit d’équipe et approche proactive
Offre
* CDD en vue d'un CDI au sein d’une entreprise internationale à taille humaine
* Fonction variée avec une vision globale du fonctionnement de l’entreprise
* Horaire de 40h/semaine avec 12 jours de RTT/an en plus des congés légaux
* 1 jour de télétravail structurel par semaine (après période d’intégration)
* Respect de l’équilibre vie privée / vie professionnelle et droit à la déconnexion
* Package salarial conforme au marché et au secteur
Leonardo Belgium (LBe), filiale du groupe international Leonardo, est spécialisée dans la distribution de pièces détachées pour hélicoptères civils et militaires ainsi que dans la maintenance de composants aéronautiques.
Basée à Grâce-Hollogne, à proximité immédiate de l’aéroport de Liège, notre société compte une soixantaine de collaborateurs et évolue dans un environnement technique, international, tout en conservant une structure à taille humaine.
Dans le cadre d'un nouveau recrutement, nous recherchons une personne clé pour assurer l’accueil, le support administratif quotidien et la gestion des voyages professionnels.
Plus d’informations sur : http://www.leonardo.com