Management Assistant
Company
Binnen een organisatie die complexe infrastructuren beheert en voortdurend innoveert om haar dienstverlening te verbeteren, zijn we op zoek naar een ervaren Management Assistant om ons Leadership Team binnen Asset Management te versterken.
We bouwen aan de toekomst van onze organisatie en zoeken iemand die graag mee richting geeft aan onze groei. Klinkt dat als iets voor jou? Lees dan zeker verder.
Functieomschrijving
1. Je beheert en coördineert de agenda van het Leadership Team binnen het departement Asset Management.
2. Je plant afspraken, ontvangt bezoekers en zorgt dat alle praktische details vlekkeloos geregeld zijn.
3. Je organiseert meetings met interne en externe partners, inclusief het reserveren van vergaderzalen.
4. Je bereidt presentaties voor op basis van aangeleverde informatie.
5. Je volgt de departementale mailboxen op en zorgt voor een gestructureerde en tijdige opvolging.
6. Je verwerkt administratief de budgetbestanden, zoals het aanmaken van purchase orders (PO’s).
7. Je ondersteunt collega’s bij de administratieve afhandeling van lopende projecten.
8. Je beheert inkomende en uitgaande communicatie (post, e-mails, memo’s).
9. Je houdt contacten up-to-date in de CRM-tool.
10. Je zorgt voor de administratieve voorbereiding en onboarding/offboarding van teamleden.
11. Je organiseert dienstreizen en teamactiviteiten.
Profiel
12. Je hebt een bacheloropleiding in Officemanagement of een gelijkwaardige richting.
13. Je beschikt over minstens 3 jaar ervaring in een gelijkaardige rol.
14. Je bent vlot drietalig in het Nederlands, Frans en Engels.
15. Je neemt initiatief, werkt graag zelfstandig en organiseert je werk op een gestructureerde manier.
16. Je bent een echte multitasker en weet moeiteloos te schakelen tussen verschillende prioriteiten.
17. Je hebt een brede interesse en voelt je thuis in een gevarieerde, dynamische werkomgeving.